第104期(99年3月)│公務人力發展中心發行 │發行人:劉慈

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狀況模擬演練應用在訓練班期之初探....邱百章

前言

  如何規劃有效的訓練課程,使有限的訓練資源發揮效益,提升訓練的價值,一直是訓練工作者重視的課題。本中心近年來除積極推動結合線上課程的混成學習,也針對成人學習「即學即用」、「做中學」的特性,持續發展個案教學、體驗式學習等多元訓練方法,其中,「狀況模擬演練」也在年度訓練計畫部分班期加以運用,其呈現有各種不同方式,但經由實際的狀況(情境、劇本)設計,使學員在較為接近真實的情境,有所模擬與體驗,對於提升訓練的成效與訓後的應用,則是規劃的重點。

  本中心特別擇定98年度「風險及危機管理研習班」2期(第11期及15期)研習班,在每期2天的課程規劃中,規劃3小時狀況模擬演練(War Game)課程,希望經由此種情境模擬演練,增進學員對於風險與危機處理之能力,提升其面對實際風險危機事故之應變能力。

狀況模擬演練的規劃與設計(課前)

  有關風險危機狀況模擬演練,在國內公部門尚不多見,實際的演練案例亦少,故本中心經與台灣模擬戰略學會合作,由其設計狀況演練劇本與提供講座(裁判官),本中心負責課前發送研習通知時提供狀況演練劇本,供學員事先研讀,使其預作準備,並瞭解整個演練過程與重點。有關狀況模擬演練實作課程內容規劃如下:

  1.基本概念及危機管理SOP介紹(1小時)
  2.危機處理作業方法簡介及危機處理電影解析(1小時)
  3.實作演練規則說明與分組(1小時)
  4.實作演練(1.5小時)
  5.分組檢討(20分鐘)
  6.檢討、講評與綜合座談(1小時)

  有關狀況模擬演練之操作,關鍵在於演練劇本與講座帶領學員進行演練的能力。演練劇本的想定(Scenario),係使用台灣模擬戰略學會提供之模擬情境(War Game,係以情境演練導引出問題,並可透過演練找出執行單位之困難及壓力點),本次主要為模擬狀況為:大陸某航空公司班機於松山機場墜機爆炸,學員須依演練需要事先分為「狀況分析組」、「對策作業組」及「新聞組」等3組,由統裁(指揮)組下達各項狀況,以進行實際的演練。

  為達到演練效果,依上述演練劇本事先將學員分為「狀況分析組」、「對策作業組」及「新聞組」等3組(統裁組則由帶領的4位講座扮演),演練場地並調整如下:

為達到演練效果,依上述演練劇本事先將學員分為「狀況分析組」、「對策作業組」及「新聞組」等3組(統裁(指揮)組則由帶領的4位講座扮演),演練場地並調整如下:

狀況模擬演練的執行(課中)

  演練前3個小時先針對(危機管理)狀況模擬演練的基本概念及標準作業程序(SOP)加以介紹,並以電影解析(驚爆13天)對應相關授課重點,加深學員印象,並提示下一階段演練重點、規則、分組討論及注意事項。上述基本概念與標準作業程序,係透過狀況模擬演練,從危機之狀況分析、資料蒐集,到作業圖(作戰官)、指揮官下裁示,並搭配影片等多媒體方式,以增加學員的對於狀況現場之真實體驗。該標準作業程序亦需經由不斷的演練與修改、試驗,以具備可操作性,並經由不斷的「校準」,逐步發展至標演練之標準化教材。

實際的演練時間進行時程如下:

起迄時間 組別 作業事項 作業時間
09:10-09:20 統裁組 宣布開始演練及簡要說明 10分鐘
09:20-09:50 狀況組 一、 依據統裁組交付的狀況(一)進行問題分析 5分鐘
二、 依據統裁組交付的狀況(二)資料合併狀況(一)進行問題分析 10分鐘
三、擬定問題清單,再提交統裁組 10分鐘
09:20-09:50 對策組 一、 依據狀況組分送的狀況(一)預作待解決問題優先順序草案 5分鐘
二、依據狀況組分送的狀況(二)資料合併狀況(一)預作待解決問題優先順序草案 5分鐘
三、依據狀況組提交之問題清單,擬定問題優先順序,再提交統裁組 5分鐘
四、擬定溝通計畫 15分鐘
09:20-09:50 新聞組 一、依據標準作業程序,併同及狀況組分送的狀況(一)預作記者可能關切之問題 10分鐘
二、草擬第一次記者會發言要點草稿 15分鐘
09:50-10:00 各參演組 狀況組、對策組及新聞組準備開會報告資料 10分鐘
10:00-10:20 指揮組(統裁組扮演) 召開會議
一、狀況組報告初步掌握之狀況及問題清單
二、對策組報告待解決問題及其優先順序
三、新聞組報告媒體可能關切事項
四、決定:設定本案目標
20分鐘
10:20-10:30 新聞組 舉行第一次記者會 10分鐘
10:30-10:40 對策組 擬定溝通計畫 15分鐘
10:30-10:40 狀況組 處理特別狀況 15分鐘
10:30-10:40 新聞組 完成擬答稿 15分鐘
10:40-11:00 指揮組 召開決策會議
一、狀況組報告
二、對策組報告
三、交換意見
四、決策
20分鐘

(資料來源:台灣模擬戰略學會提供)

演練事項:

狀況組 1.依據派員前往現場所搜集到的資料,列出需要處理的問題清單(向統裁組索取資料,替代前往現場的動作)
2.依據統裁組交付的特別狀況,作出必要的處置作為
對策組 1.依據狀況組的問題清單,擬定待處理問題之優先順序
2.列出本次危機之利害關係人及需溝通之事項
新聞組 1. 預想記者可能關切及提問的問題
2. 研擬第一次記者會發言人之發言稿(以一頁為原則)
3. 完成記者擬答稿

(資料來源:台灣模擬戰略學會提供)

  演練過程中,除統裁組對於各項狀況下達須十分明確,對於各組要執行的任務,與時間的掌握,亦要求十分精準,因在真實的現實環境中,通常不會有太多的時間作決策及執行的考量。值得一提的是,各組亦配置一名講座(裁判官),協助其面對各種狀況時討論之引導,這是十分重要,因在有限時間壓力下,各組須快速進行討論與決策,以向統裁組報告任務進度,講座(裁判官)都是具備此種狀況模擬演練實作之專家,其引導有助於各組討論方向與聚焦。講座(裁判官)事後亦會針對各組的表現進行評分與說明,提供改進的回饋與建議。

狀況模擬演練的檢討(課中)

在1個小時檢討、講評與綜合座談中,帶領的講座提出幾個相當重要的問題:
一、學員在本次模擬演練的困難點(執行過程中)為何?
二、學員在本次模擬演練中最大的壓力點(決策過程中)為何?
三、學員在本次模擬演練的心得為何?

  這是本次狀況模擬演練十分重要的地方,也是整個演練過程最精采部分,各組學員除提出其此次演練的心得,亦分享在演練過程中的困難點,主要是專業素養不足(狀況複製度)、資訊及資源掌握不充分等,演練中最大的壓力點(決策過程中)則是有限時間壓力下須決策的緊迫感。

結論

  狀況模擬演練是結合「情境」、「團隊競賽」、「角色扮演」的一種學習方式,在此次的學習中,亦有下列的體認與議題,可作為未來進一步發展此種訓練方式的思考:

一、 營造面對真實情境的臨場感與急迫感,使得學員學習在壓力環境下快速溝通與聚焦。
二、 此種打破原有班期小組分組方式,以狀況(任務功能)的分組方式,有助於在危機(狀況)下,對於資訊收集、對策研擬、決策形成的作業,對於公部門面對多變、不確認的風險環境,其訓練方式有相當助益。
三、 在危機(狀況)決策與執行有限時間壓力下,各類訊息是快速產生與高度交流,各個任務組如何進行有效的團隊討論,針對訊息作判讀、分析與擷取。
四、 整體性、完整性、一致性思維模式的新體驗:從「狀況訊息分析」到「訊息傳遞」到「對策研擬」,從「對策」到「決策」,再從「決策」到「狀況的演變」,再到「訊息的更新與重新分析」...,是一不斷循環發展、改進的系統。


 

(作者為本中心教務組編審)

 
 
民國86年1月創刊,95年2月起改版為電子版  
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