第111期(99年10月)│公務人力發展中心發行 │發行人:劉慈

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讓活動的大腦(場控)和靈魂(司儀主持人)譜出和諧樂章,創造完美演出....李宗霖

  
        在分享有關主持司儀工作知識與實務內容時,有一個句話我稱之為「紮紮實實的團隊合作」,這句話其實是不想突顯出主持人或司儀的個人能力,而是將成功的完美表現,歸功於整個策劃單位和執行團隊。例如2小時的一場新年慶祝活動,要達到內容豐富、演出精彩、長官致詞言之有物、抽獎民眾人人滿意,所有的活動並非只是靠主持人/司儀一人獨角秀,還包括音控、燈光、特效、以及上台的貴賓、演出人員的完美配合,才能克竟其功。從承辦單位的角度來看,上台致詞的長官及其致詞內容,表演人員的演出水準,也是活動完美呈現的重要部分,這些和司儀主持人的工作就不直接相關,除非出現狀況或搞砸了,司儀主持人才會需要危機處理,擔任現場救火隊。不過,儘管長官和來賓致詞內容、表演的順利與否,並非司儀主持人能夠掌控,但是在活動進行時,司儀主持人則必須在正確的時間點,帶出正確的流程;承辦團隊工作人員對於上台貴賓的引導,音樂、燈光、特效的切入切出,也同樣負有不可推卸的責任。換句話說,進出場的「時機」,不等於在台上的表現,貴賓上台致詞內容,雖然不是承辦單位完全的責任,但是來賓上台的「時間點」,則是承辦單位(其中包括主持人)的「完全責任」。

  在活動現場承辦單位的團隊中,有一個至關重要的角色,叫做場控(專業術語叫做FD,Field Director),這個角色非常重要,其專業度、嚴謹度、協調能力攸關活動之成敗,和主持人/司儀同樣負有極為重要之責任。我們可以這麼說,這兩個角色是活動中的靈魂人物。過去坊間的文章多半只將主持人/司儀視為唯一的靈魂人物,但是我們要鄭重其事地宣告,靈魂人物不是一位,而是兩位。這不僅是提升場控的角色和地位,也是賦予場控責任、權力和使命感。

  以99年初由某地方政府和駐華代表處共同合辦的迎新年活動為例,這是一個為在台灣生活的外籍朋友(包括勞工與外籍新娘)所舉辦的過新年活動,出席者有該地方政府民選首長、業務單位局長、駐華代表處首席代表、外國來的偶像歌手、贊助單位代表等等。在活動的最末了,依照先前籌備會的規劃,會請音控播放英文歌曲「Happy New Year」,讓台、外雙方應邀上舞台的貴賓和演藝人員,帶著全場朋友一起歡唱,然後在結尾時由主持人分別用中文與外語謝謝大家熱情參與,以結束這項活動。但是那時候屆時播放出來音樂卻是中國年的「新年快樂」,而不是原先規劃的英文歌曲。這下子真的糟糕,台上的駐華首席代表、外國偶像歌手藝人、都無法唱中文歌曲,連政府的長官同仁也無法正確唱出歌詞,搞得台上貴賓只能揮手帶笑、面露愉悅表情。

  原先所設計的結尾橋段,已經在音樂錯播的破壞下,完全無法達到「帶唱」的效果。這時候的責任就完全由「後台」轉嫁到「前台」,更具體的說,就是將責任由場控為領導的後場工作人員(包括音控),轉由主持人進行危機處理。其實這是承辦活動者非常不願見到的情況,不依照原訂計畫進行,而臨場的危機,也只能由主持人在舞台上當機立斷處理了。這時候,眼看著台上貴賓無法唱完那中文新年快樂歌,主持人即時在一個音樂轉折後,便出聲帶音「在這首新年快樂歌中,我們謝謝各位今天的參加,希望外國朋友在台灣都能生活愉快,工作順利,我們明年再見!」快快地處理台上貴賓的尷尬,並不要讓任何人產生疑惑,是危機處理的最高原則。

  活動之後,必須要進行的就是檢討工作。在我多次講述的主持司儀實戰篇結尾時,都要談到這兩個重要程序:「分析差異」與「責任歸屬」。首先,音樂之選定,在籌備會議時就已經確認,承辦單位窗口也出席了會議,音樂是集體同意的設計。之後這件事情當然就交給承辦公司去執行。遺憾的是,現場播放時卻出現不同音樂,這問題很明顯出在承辦單位的音樂準備工作上,但是由於錯誤環節是出在開會窗口、現場場控、還是音控人員,這是屬於承辦單位內部控管的問題,主辦單位和主持人這邊並不在責任範圍中。

  儘管危機處理獲得主辦單位的讚賞,某種程度上也看不出來瑕疵,不過我們還是需要檢討。音樂的認定,並不是每個人都熟悉,在開會時用「說」的方式指定要的「那首歌」,在不斷地傳達、溝通中,有可能被誤解,導致最後出現錯誤的音樂。然而有些動作卻可以避免這些錯誤結果,例如,1.承辦公司要將音樂找出來傳給大家聽聽,確認一下是不是大家開會選定的歌曲;2.在當天活動開場前,請主持人和主辦單位聽一下音樂,再度確認;3.如果找不到原本想要的音樂、或者版本找錯,即時修改主持人最後的結尾橋段。以上至少有3種方式可以避免這種臨場出乎意料之外的狀況,可惜承辦單位一樣也沒做到。

  「相互信任」和「順暢溝通」是場控和主持人的重要信念,也是在活動進行中必須念茲在茲的。主持人宣告的事情,必須要由場控呈現出來;前台主持人亂了程序,或是後台接不上前台的進度,都會造成活動的瑕疵,因此前後台都必須要專業、嚴謹、機警。有突發狀況發生時,場控要第一時間介入處理,甚至主持人還得要聽場控的,因為場控是在後台綜理彙整各種協調事項的角色,擁有許多主持人在台上無法獲知的最新消息。因此誰才是活動的靈魂?如果還說主持人是活動的靈魂,我還是得稱讚,場控是活動的大腦。


(作者為中華國際經貿事務研習協會秘書長,本中心司儀訓練研習班講座)

 
 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子版  
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