第119期(100年6月)│公務人力發展中心發行 │發行人:劉慈

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資訊升級 服務創新—會館資訊軟硬體設備投資簡介....葉金鉦

 

  資訊科技設備及資訊管理系統之廣泛運用,已成為現代管理不可或缺的利器,更是企業永續活化的最佳助力。公務人力發展中心(以下簡稱本中心)於民國89年新建大樓完工啟用後,即面臨訓練及會議場地增加為22處及容訓量遽增為每年8萬人天、惟訓練經費不得增加及組織員額不增反減之窘境。為延續組織發展,因應變局並開創新局,以達成遂行公務人員培訓之使命,本中心不僅創新採整體外包模式,將大樓設施委託民間專業經營,更著手進行訓練業務及行政流程之改造,透過知識管理及資訊科技整合之歷程,創新建構並於民國90年正式啟用「教育訓練資訊系統」(以下簡稱教資系統),運用資訊系統之管理優勢,結合單一窗口服務概念(訓練包班制)及組織人力彈性調整作業(打破組織建制,改採全員辦班),不僅透過內外部服務流程之整合,以簡化訓練行政作業,降低投入之人力及預算成本,更有效兼顧教育訓練之質與量的全面提升。同時,不僅透過教資系統建立內部知識分享與有效傳承之機制,更首創訓練機構採取電子郵件調派訓及講師鐘點費自動轉帳之先例,達到減人工、減紙張、減公文、減郵資、減公文層轉時效之多重目標,成為政府部門率先引進知識管理理念,運用流程再造及資訊科技等現代管理技法,有效解決組織面臨變革與資源不足的困境,且能創造高度服務績效的具體成功案例,更因提升訓練服務績效卓著,於民國90至92年連續3年榮獲行政院頒發法制再造「銀斧獎」。

  在過去委託福華飯店經營會館的10年過程中,本中心仍秉持「前瞻進步、追求卓越」之精神,不斷因應新增訓練業務及提升管理效率之需要,持續擴充教資系統之各項功能,先後新增「消耗性物品及零星採購」、「場地網路預約及租借管理」、「訓練需求線上調查」、「學習整合服務及線上報名」等子系統,以擴大知識分享及資訊共享之功效,並創造人力資源發展及行政管理系統之知識整合管理模式。然而,本中心在與內外部顧客服務流程整合簡化之際,卻每為會館之各項資訊服務未能有效納入統合規劃範圍,而感遺珠之憾。因此,在今(100)年配合大樓設施營運移轉案之投資規劃,特別將相關資訊整合服務項目納為廠商應投資項目,以符應會館重新開幕「精益求精、追求卓越」之創新服務精神。

  本中心及福華會館同仁與協力廠商群策群力、合作無間的團隊合作模式,係藉由密集會議不斷溝通檢討雙方作業流程,以分析釐清資訊系統及設備之需求,逐步共同建構資訊整合介面平台,方能在短短3個月的期初投資施工時間,展現傲人的工作效率與投資績效,並將本中心多年的理想付諸實現,為未來會館營運服務邁出重要關鍵的一大步。目前已配合本中心福華國際文教會館100年3月25日重行開幕後正式啟用的資訊軟硬體投資項目,包含全區資訊服務骨幹系統、無線網路服務系統、數位安全監控系統、停車管理及車輛辨識系統、住房門禁管理系統、建置商務服務中心、建置數位科技教室等,此外,尚包含會館營運與教育訓練密切整合相關之4項資訊服務系統,訓練活動資訊公開播放系統(以下簡稱資訊公播系統)、場地整合管理系統(以下簡稱場地整合系統)、學員刷卡報到系統(以下簡稱刷卡報到系統)及會館經費核銷簡化系統(以下簡稱經費核銷系統):

一、 資訊公播系統:本系統係透過本中心教資系統整合雙方活動資訊處理系統,並考量顧客之步行及停車兩大主要進出動線,於會館大門口、地下3樓至1樓各主要電梯、各教室及會議場地均設置每日活動資訊數位播放液晶螢幕,提供各場地即時之訓練活動最新資訊,俾利顧客迅速掌握活動舉辦地點及行進方向等必要資訊。此外,亦可提供本中心、會館及場地租借使用單位即時播放各項圖文資訊及影音檔案,兼具活動跑馬燈訊息及海報文宣等多元功能。
   
二、 場地整合系統:本系統係透過教資系統整合雙方之場地租借使用管理系統,可即時掌握全區教室及會議場地之租借使用情形,且雙方內外部顧客均可於本中心網站查詢各場地之最新使用狀態,毋須再透過傳統電話查詢方式進行人工確認。本系統除依契約規定之場地保留使用權限,規劃整合雙方之場地資訊管理權限外,並統一由本中心網站接受線上預約場地申請案件,經本中心改採線上簽核方式進行場地租借審核作業後,由會館進行審核處理及統一回復案件申請結果,以加速審核速度,並提高行政服務效率。此外,藉由活動場地資訊管理之標準化與即時流通,不僅可減省雙方資料重複鍵入之成本與輸入錯誤之機率,亦有助本中心就全區各場地租借單位進行年度滿意度普查作業,俾作為改進場地服務品質之重要參據。
   
三、 刷卡報到系統:本中心參訓學員之住宿、用餐及教室報到等相關作業,過去均採傳統書面紙本簽到方式辦理,致學員須耗時人工搜尋各班期之正確簽名位置,而產生大排長龍之情形,大大影響服務效率與顧客滿意度。為有效解決前述問題,經本中心研究組、秘書室、會計室等內部相關單位共同研商,考量製卡管理及維護成本、個人資料保護及資訊安全維護、內部資訊系統整合等限制因素後,決議各項教學服務設施(教室、住宿、早餐、圖書館、休閒中心、商務中心)均改採身分證刷卡報到作業,本系統係透過本中心教資系統整合雙方顧客資料管理系統、全區無線網路系統、各場地服務設施設置之身分證條碼讀卡機及平板電腦操作面板,除可響應節能減碳及環保減紙之政策外,亦可提升雙方流通資料之正確性,加速各項報到流程之服務效率,且減少報到作業之行政支援人力,並即時產出各項統計表報,以有效結合雙方後端各項經費核銷作業流程。
   
四、 經費核銷系統:本系統係透過教資系統整合會館內部相關管理系統,據以產出各項經費核銷所需之檢核統計表報,除可提高資料之正確性,避免人工費時勾稽外,亦可加速行政作業處理流程,以符公款支付之時限規定。另本中心各班期參訓學員之住宿、用餐、場地等各項需求確認及異動作業,均一律改採線上作業,可減省雙方資料重複輸入之成本與降低錯誤率,且各項即時統計表報,除有助本中心研訂各項訓練規劃策略外,更可提供會館作為擬訂營運策略之重要參據。

  本中心福華國際文教會館營運服務的競爭力,除了有賴硬體設施之不斷更新改善,更需雙方同仁攜手合作,共同致力於軟體管理及服務品質的精進。前述4項資訊系統之建置,不僅為公部門訓練機構開創先例,也充分展現人力中心以及福華會館團隊,積極型塑與經營現代教育訓練所需之優質學習環境,以及不斷創新管理及追求服務品質提升的「公私協力」精神。展望未來,本中心及福華會館雙方將秉持落實顧客導向之創新服務理念,持續檢討充實更新會館各項資訊服務設施,以達成政府、廠商及顧客「三贏、共好」的永續經營目標。

 

(作者為本中心研究組組長)

 



 
 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子版  
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