第141期(102年4月)│行政院人事行政總處公務人力發展中心發行
│發行人:劉慈

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18分鐘的演講術(15)-只有文字也能通   高橋流簡報效果強....楊迺仁

  電腦簡報因為可以加入圖片及影片,豐富了演講過程的「視覺感受」,對演講效果當然有不小的加分作用。但聽眾不可能被動接收訊息,任何的圖片或影片,聽眾在接收時,還是有可能做出不同於演講者所期待的解讀。因此,不管是播放圖片或影片,演講者必須適時加以旁白,引導聽眾思考圖片或影片涵蓋的意義,就算不想打斷聽眾觀看影片的情緒,也應該在影片播放前及播放後,提供適當的前置導讀或後續的心得整理,才能促進演講者與聽眾之間的交流互動。

  但大量使用圖片或影片,也會有許多不利於演講的因素,除了容易搶走演講者的風采外,影片或圖片往往也會造成投影片容量快速膨脹,攜帶或複製都會變得相對困難,投影片檔案相容性也比較容易出問題,電腦效能若是不佳,播放效果也會打折扣。

  更重要的是,圖片或影片的來源取得不易,公開播放還可能碰到版權問題,簡報製作過程也會變得較為複雜且困難,如PowerPoint 2007以前的版本,影片並非直接嵌入在投影片中,如果在封存過程有所疏失,在簡報中就可能會發生無法播放影片的問題。

  雖然前述問題到了PowerPoint 2010後,因為直接將影片嵌入到投影片中,而得到解決,但由於檔案容量迅速膨脹,存檔時間相對也會變得相當長,而且只要更換電腦,仍可能出現因為影片格式不相容,而導致影片播放失敗。因此,演講者在製作投影片時,仍需要掌握文字的編寫技巧,不僅可以透過投影片標題畫龍點睛,如果需要臨時製作或修改投影片時,文字投影片也比較容易處理。

善用文字特性製作不同功能的投影片

  所謂的「文字」投影片,並不是將文字放進投影片而已,演講者必須要善用文字與聽眾溝通,因此,因為不同的目的,文字投影片還分為不同類型:

  首先就是「標題」投影片,做為整套投影片的第1張投影片,往往也是給聽眾第一印象,演講者本來就不該輕忽,就像演講題目一樣,只要能幫整套投影片下個好標題,就能夠引發聽眾好奇,更能點出演講內容方向,有助演講者達成演講目的。
幫整套投影片下個好標題,就能夠引發聽眾好奇,更能點出演講內容方向,有助演講者達成演講目的。
幫整套投影片下個好標題,就能夠引發聽眾好奇,更能點出演講內容方向,有助演講者達成演講目的。

  其次則是「預告頁」投影片,在演講架構的開頭,通常會用「摘錄重點」的方式,協助聽眾掌握內容重點,演講者可以將重點整理成「預告頁」,但切記,重點文字必須言簡意賅,如果打成一長串的文字,就失去預告的價值了。

  既然有了「預告頁」,也顯示演講內容其實可以分成若干段落,演講者不妨針對每1個段落,製作「區段標題」投影片,一方面可以讓聽眾喘口氣,演講者也可以趁機進行前後段落的銜接或轉場,引導聽眾聆聽新的內容。

  另外,文字投影片也可以用來作為與聽眾互動的工具,如將打算詢問聽眾的問題,直接做成投影片,甚至還可以將答案選項放在投影片上,再利用動畫一一呈現,有助於問答效果的呈現。

將打算詢問聽眾的問題,直接做成投影片,甚至還可以將答案選項放在投影片上,再利用動畫一一呈現,有助於問答效果的呈現。
將打算詢問聽眾的問題,直接做成投影片,甚至還可以將答案選項放在投影片上,再利用動畫一一呈現,有助於問答效果的呈現。

  表格投影片,其實也算是文字投影片的1種,因為表格呈現的內容,仍是以文字為主。但相較於文字投影片,表格投影片的表格字體可能會過小,演講者一定要口頭補充說明,或是利用講義投影片,讓表格內容得以完整呈現。

  既然演講開頭要有標題投影片,演講結束當然也應該要有結尾投影片,一句簡單的「謝謝」也可以單獨做成投影片,也可以直接請現場聽眾提問,或是留下自己的聯絡方式,都是結尾投影片可以參考的方向。

去繁為簡的高橋流簡報

  事實上,即使只有文字內容,仍然可以做出精美的簡報。日本Ruby協會會長高橋征義在2001年的1次演講中,因為恰巧沒有簡報工具,臨時決定使用與一般主流簡報方式完全不同的方法:他使用HTML製作純文字投影片,並用極快的節奏配上巨大的文字進行簡報,帶給聽眾有如與日本電視動畫《新世紀福音戰士》(新世紀リ⑧ャ⑦ヴэレ⑦)相同的視覺衝擊,意外地受到好評。

  高橋征義後來持續推廣這種純文字簡報方式,並取名為「高橋流簡報」,更被專門探討簡報技術的部落格《Presentation Zen》,視為4種最具影響力、效果最卓越的簡報典範之一。另外3種,分別是前微軟總裁Bill Gates使用的「蓋茲流」,特色是大量的條列說明與圖表,也是目前最多人採用的簡報設計概念;前蘋果執行長Steve Jobs使用的「賈伯斯流」,這是一種注重個人魅力,使用簡潔圖文的簡報方式,還要搭配充分的預演過程,將簡報過程變成一場「秀」的演出過程;Creative Commons創辦人Lawrence Lessig使用的「萊席格流」,則是運用影音及再三重現的文字,以說故事的形式傳遞概念。

  高橋流簡報的特色,投影片上不但只有文字(通常用特黑體),而且每張投影片只使用最少的文字,有時甚至只用1個字,並將字體放大到極致,產生有如圖片的效果。其實,漢字因為是象形文字,本身就是1張豐富的圖畫,如果將文字放大到極致,確實可以產生像圖片一樣的效果。

高橋流簡報的投影片上不但只有文字,而且每張投影片只使用最少的文字
高橋流簡報的投影片上不但只有文字,而且每張投影片只使用最少的文字

  例如「聽」這個字,放大之後,可以很清楚的看到「耳」、「目」、「心」3個字體,就可以引申為傾聽需要用到耳朵、眼睛及同理心,效果不輸給任何的圖片;再如果將「辯」及「論」放大拆解,就可以解出「兩個人用口語交流」及「用言論交流反省及思考」的概念。

  高橋流簡報最大的優點,就是容易上手、製作迅速,修改也非常方便,即使是只有幾分鐘的演講,一樣可以讓人覺得相當熱鬧且精緻,加上漢字的象形優勢,讓中文簡報採用高橋流的效果相當明顯。事實上,「去繁為簡」、「少就是多」的概念,以最少字數承載最主要的訊息,也存在於演講內容準備的概念中,尤其是筆者在下1篇文章將要提到的「演講語言」,設計理念其實與高橋流簡報所使用的純文字概念,相當類似。

高橋流簡報其實易作難用

  換句話說,高橋流簡報的精髓,其實在於詞彙的選用,演講者不應該將整句話打上去,而是選擇最關鍵的用詞。但也因為文字過於簡潔,演講者一定要做更充分的練習,清楚掌握投影片上的「單字」代表的意義,才能做出生動的口頭解釋。另外,傳統的簡報內容,如果改用高橋流簡報風格製作,投影片張數通常會因此大量膨脹,即使只有10分鐘的簡報,也可能會多達上百張,演講者想要掌握投影片的先後順序,難度會非常高。

  因此,高橋流簡報其實是1種「易作難用」的簡報方式,演講者的口語表達技巧必須要更強,如在切換投影片時,如果2張投影片有關係,演講者就只能用口頭說明加以補充,演講者在上台前,一定要試著「說」出每張投影片的意義,屆時才不會說得結結巴巴。有些連接詞如「但是」、「因為」,也可以用在高橋流簡報中,但這些連結詞通常並沒有特別的意義,只能作為串聯前後投影片來使用。但演講者如果能想出類似名作家九把刀的名言:「人生最厲害就是這個BUT!」之類的用語來包裝,即使是簡單的連結詞,也可以產生很好的效果。

  此外,除了僅需要幾分鐘的短時間演講外,演講者不見得要從頭到尾都使用高橋流簡報,而是選擇一些段落,適當的穿插,會更有效果。如前述的標題、區段及結尾投影片,就相當適合高橋流風格。


演講者不見得要從頭到尾都使用高橋流簡報,而是選擇一些段落,適當的穿插,會更有效果。

設計演講語言 文字才有效果

  相較於圖片或影片,文字其實更容易刺激聽眾思考,也比較不會遮蓋演講者的風采,曾有研究指出,即使是「有文無圖」的文字視覺道具,都比不用道具的效果要好。1位溝通學者將受試者分成3組,第1組看見投影片上以文字呈現的詩文,第2組聽見演講者朗讀出來的詩文,第3組則一面看、一面聽。結果第3組記得最多,也最不受現場噪音的干擾;只看見或只聽見的人記得詩文的程度則差不多。

  但如何創建有利於演講效果的文字,卻有相當的難度。事實上,不管是投影片上的文字或是演講者的口頭語言,都必須用來與聽眾建立共享意義,很多演講者往往看到精美的文句,就死記強背,卻不見得適合用在演講場合,更有不少演講者雖然寫了一手好文章,但將這篇文章唸出來,卻完全沒有演講效果,關鍵就在於沒有充分掌握「演講語言」。

  「18分鐘的演講術」下1篇將開始介紹各種不同類型的「演講語言」,希望能幫助讀者了解,演講中所使用的「語言」,要如何兼顧讓聽眾「聽」及演講者「說」。




(作者為世新大學口語傳播系講師,本中心「高階人員研究班」、「初任簡任官等主管職務人員研究班」講座)

 



 

 

 

 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子版  
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