第154期(103年5月)│行政院人事行政總處公務人力發展中心發行
│發行人:劉慈

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做好「向上管理」,您不必陷於「加倍奉還」的迷思!(續篇)....陳頂立

 

  筆者在前文一再強調「向上管理」的重要性,亦即鼓勵大家努力透過和上司建立良好的互動,藉以博得上司的好感與協助,進而「享用」上司的資源。或許有人對此觀點會抱持著懷疑的態度,甚至於會認為有拍馬屁之嫌;事實上,拍馬屁和向上管理是迥然不同的兩件事。

█向上管理並不等同於拍馬屁

  所謂「拍馬屁」,是一種私下進行的行為,是利用不正當的手段,例如:討好、諂媚、拋棄自我、屈躬卑膝,甚至於投機取巧、不當得利等方式,去跟上司建立或維護某種特殊的人際關係。

  而筆者所闡述的「向上管理」,卻是追求工作績效過程當中所使用的正當手段,完全是出於工作上的需要,因而更致力於溝通、坦誠、適度尊重、尋求協助、贏得信任與支持的正向關係。

  由於「向上管理」的成敗關係重大,在在影響個人在組織的績效表現與未來的發展,因此的確值得大家多花點兒心思,努力掌握住上司的溝通風格,並且思考應該如何與其好好互動。

█一樣米,養百種人∼認識主管溝通風格的重要性

  為了方便說明起見,筆者列舉了幾位大家耳熟能詳的公眾人物,請大家先聯想對於他們的印象,以及他們個別的人際互動模式。知名公眾人物範例:郭台銘、張忠謀、孫越、張小燕、馬凱、謝震武、吳宗憲、胡瓜、吳伯雄、王金平。您是否會覺得上述某些人物的人際風格似乎特別雷同,而某些人彼此之間的風格卻又格格不入?請試著把風格類型相同的人物歸為一類,並且思考如何與該類型的人物進行良好的互動。

  舉例來說,如果筆者將郭台銘董事長和馬凱教授歸為同一種類型的溝通風格,您是否會覺得有些怪怪的?但如果是將張忠謀董事長和郭台銘董事長歸為同一類型,相信不會有人不同意,大家認同的倒不是他們擁有相同的頭銜和社經地位,而是他們的人際風格是屬於同一種類型。

  根據心理學「交流分析」(Transactional Analysis)的理論,每個人的溝通風格並不盡然相同。如果我們能夠正確掌握上司的溝通風格,運用「投其所好」的最高指導原則與其互動,筆者相信,贏得上司的肯定並非難事。

█掌握上司的溝通風格是向上管理的成功關鍵

  所謂「一樣米養百種人」,「人各有好尚,蘭?蓀蕙之芳,眾人所好,而海畔有逐臭之夫」,主管和我們都一樣是平常人,自然會有其獨特的風格與喜好。我們不論是運用人際互動理論的「適配假說」(matching hypothesis)或是「互補論」(complementary theory),都必須要先能夠掌握住主管的風格,才能夠與其形成有利的「圈內人」關係。

  筆者在前文曾經提出一些用以進一步認識主管的線索,當然瞭解主管最為直接、最有效的方式,就是能夠精確掌握主管的風格類型。心理學家對於人格特質的研究可以說是百家爭鳴,相關的著作更是汗牛充棟,成果豐碩。筆者以「交流分析」的理論做為基礎,分析主管的溝通風格類型,以方便大家在後續的實務上能夠有效運用。

溝通風格的剖析與線索

  就如同水能夠載舟、亦可以覆舟一般,每一種溝通風格都會有其正向與負向的表現;而負向的表現,卻往往是因為正向的能量使用過當的結果。例如,有的人個性溫柔,天生就是喜歡關心別人、幫助別人,給人和善親切的感覺,這無疑是正向的人際風格;但如果是過度的關心,任何的小事都想要插手,一再千叮嚀、萬交代的結果,給對方的感受可能就會轉為負向的囉嗦、干涉了。

  以下僅列出五大類溝通風格的線索表,筆者以「關鍵形容詞」的對照方式呈現,左手欄位所描述的是正向的溝通行為,右手欄位描述的則是負向的溝通行為。讀者諸君可據以判斷上司的溝通風格,出現的頻率大多是落在哪一種類型,進而據以思索適當的互動策略。

  ●風格類型一:魄力擔當型VS. 批判挑剔型

  ●風格類型二:溫馨關懷型VS. 囉唆干涉型

  ●風格類型三:理智分析型VS. 冷漠盤算型

  ●風格類型四:活力衝勁型VS. 莽撞衝動型

  ●風格類型五:圓融和諧型VS. 妥協懦弱型

  以上資料來源:筆者

  試試看,判斷上司的溝通風格

  以下的活動請先鎖定某一位上司(做為練習的對象),請試著勾選所有符合他在日常表現上的形容詞,個數並無限制。在勾選的過程當中,您或許會覺得上司的某項行為無法完全符合上述某項文字的描述,但的確有過類似的表現;其實,這只不過是特質強弱的差異所造成的情況:強度愈強的(亦即出現頻率愈多的),就會愈合乎描述。因此,您可以依照是否「有此傾向」的標準來加以判斷,只要主管有類似的行為出現(此指習慣性的行為,偶而為之的不算。例如:主管平日個性溫和可親,某日因為偶然受到刺激而失控暴怒,則行為判讀上仍然應該視其為個性溫和的上司),就可加以勾選。

  另外,您會發現上司在某一個或兩個風格類型媕Y被勾選的形容詞數量特別多,其他的類型則相對較少。這些經常會出現的形容詞,就是上司的主導溝通風格,不論其內容是好是壞,他就是以這種風格和您溝通、互動。

█主管溝通風格與管理行為的初判

  一旦您確認了主管的溝通風格,再來就可以思考如何與其進行良好的互動了。因為版面限制的關係,以下僅簡要地描述各種風格的典型管理模式,至於各項風格之間的「交互作用」等較為複雜的議題,等以後有機會再和各位分享。

  風格類型一的主管可以說是「任務導向」的信徒,他(她)通常有著強烈的自我意識與較高的要求標準,因此常常會帶給部屬壓力。與此類型的主管互動必須注意切忌觸犯其鋒,否則下場必定悽慘。

  風格類型二的主管則是「人際導向」的信徒,他(她)比較會注重別人的感受,並且樂於傾聽、同理別人的想法,感情較為豐富,耳根子也比較軟。如果可以動之以情,往往就可以撥動主管的心弦。

  風格類型三的主管在理論上屬於「目標導向」的信徒,他(她)會根據實際需要選擇流露情感或是理性以對,但實務上則是偏向任務導向的表現,通常他(她)會務實地去面對問題,深思熟慮之後才會採取適當的行動,因此部屬需要以大量的資訊去說服他(她)。

  風格類型四的主管經常充滿活力,追求行動第一、先做再說,因此也是「任務導向」的信徒,他(她)通常比較不按照牌理出牌,有著強烈的執行力,也比較容易情緒化,直腸子的言語常在不知不覺當中傷了部屬的心。

  風格類型五的主管個性比較內斂,不喜歡出風頭、與人為善、待人客氣,比較沒有主見,屬於典型「人際導向」的信徒,他(她)通常以追求和諧無爭,讓問題能夠和平落幕為依歸。如果能夠使主管得到適度的「安全感」,就比較容易贏得主管的認同。

█如何與您的上司跳好一場探戈∼優質互動策略的研擬

  如同前文所述,「投其所好」正是與主管建立良好互動策略的最高指導原則。假設您已經正確判斷出主管的溝通風格,那麼,以下筆者所建議的互動策略可以有效發揮向上管理的效果,幫助您與主管跳好一場探戈。

  針對風格類型一:魄力擔當型(批判挑剔型)的上司,請採用「以退為進」的低姿態策略,刻意由上司主導、自己則必須唯命是從,切忌「硬碰硬」,待主管氣焰較弱之際,再適時提出軟性的建言,如此才能夠被主管接納、認同。

  針對風格類型二:溫馨關懷型(囉唆干涉型)的上司,請採用「動之以情」的感性策略,刻意營造感性、溫馨的溝通氣氛與情境,讓主管有機會表現(讓他感到很有面子來感動他),繼而提供以感性訴求為出發點的理性建言。

  針對風格類型三:理智分析型(冷漠盤算型)的上司,請採用「說之以理」的理性策略,以大量的數據、證據、事實來贏得上司的認同,同時也要特別注意講究邏輯的合理性(推理是否正確?)、嚴謹性(有無備胎?)。

  針對風格類型四:活力衝勁型(莽撞衝動型)的上司,請採用「行動第一」的激勵策略來打動他(她),並且努力和上司「打成一片」(例如:培養和上司一樣的興趣或嗜好),和上司使用「同一國的語言」來互動,像成為他(她)的「哥們」(姊妹掏)一般來影響他(她)。

  針對風格類型五:圓融和諧型(妥協懦弱型)的上司,請採用稍微強勢、積極的態度來贏得上司的認同,並藉機展現出自信心,以充分的把握激勵上司能夠接受自己的建議。

  見招拆招,為「向上管理」劃下圓滿的句點

  所謂「江湖一點訣,道破不值錢」。然而,上述招式切忌誤用,否則可能會適得其反。

  舉例來說,遇到魄力擔當型的主管,以稍微強勢、積極的態度來應對;遇到溫馨表現型的主管,企圖以數據、證據、事實來贏得認同;遇到理性分析型的上司,打算以感性的溝通氣氛取勝;遇到活力創意型的主管,採用以退為進的低姿態、避免硬碰硬來感動他(她);遇到圓融和諧型的主管,就用和對方打成一片的方式來影響他(她)。

  以上錯誤的互動策略不僅無法達到向上管理的效果,反而會惹來主管的反感,下場如何,自然是可想而知囉!最後,祝大家都能夠成為向上管理的贏家!


(作者為資深專業講師,本中心專業核心能力-「績效管理專班」講座)  

 

 

 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子版  
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