第157期(103年8月)│行政院人事行政總處公務人力發展中心發行
│發行人:劉慈

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103年度「初任簡任官等主管職務人員研究班」第1期參訓心得....林世峰

 

  當五天的「初任簡任官等主管職務人員研究班」訓練課程結束時,和一同受訓的學長道別後,走出公務人力發展訓練中心時,心中有一種「愉快」和「充實」的感覺,直覺好似與印象中先前參訓經驗有些許不同,回想本次訓練中豐富的課程設計和緊湊的學習過程應該是讓我有如是感受的原因吧!茲將個人受訓學習的體會,謹以「課程回顧」、「學習心得」與「參考建議」三部分分享說明如下:

一、 課程回顧:

(一) 「危機處理兵棋推演」課程探討將原來偏向軍事作戰計畫用途的「兵棋推演」實務運用於政府機關設想危機處理上;課堂中以「分組研討式兵棋推演」進行實際演練,透過講座事先設計的想定(Scenario)下達狀況,各組學員(扮演不同政府機關角色),利用Facebook平台功能,本於模擬扮演的機關權責進行小組討論並立即做出反應,除須留意講座下達狀況的發展外,還須注意其他機關提出的需求及媒體的詢問,以做出適當的動作與回應,整個演練過程十分緊湊,也體驗了全新的模擬危機處理情境。
   
(二) 「公共議題對話」課程依事先設定議題,各組先行研讀熟悉相關資料,以模擬公聽會方式,同組學長分別擔任主持人、議題相關利害關係人角色,進行政策論述及立場說明,同時透過問題提問與回應過程,體驗面對群眾進行溝通對話的情境,是一項很具臨場感的訓練模式,個人也進一步瞭解並感受到會場主持、溝通對話技巧及用字遣詞的重要性,是本次訓練讓我印象最深刻的課程。
   
(三) 「領導與激勵:有效授權與發展部屬」課程主要聚焦在主管同仁的溝通技巧及同理部屬的領導方式,除討論一般主管同仁的授權障礙及管理部屬的問題外,強調主管同仁應從較大較高的角度(view),以最上層或整體的思維看待問題(take big picture),也強調領導不等於也不只有管理,並提醒主管同仁應有聆聽/傾聽的習慣及雅量,用同理心去了解、體會、鼓勵部屬,讓部屬有自我提升及適度從錯誤中學習的機會;整個課程與其說是理論的指導不如說是領導心法的傳授,的確值得運用在日常業務工作中,挺有意思的。
   
(四) 「民間活力領導及企業典範」課程邀請臺灣永光化學工業股份公司陳董事長建信分享該公司在面臨「轉型升級」與形塑「企業文化」的經驗分享,該公司除以全球經營的視野致力研發創新,發展綠能及健康醫藥產品外,同時推動品牌工程,從建立企業的價值觀角度發展企業文化,設定企業願景、定位及文化核心,孕育企業的創立宗旨與經營理念;並強調公司的企業社會責任(CSR,Corporate Social Responsibility),追求利潤的同時亦致力兼顧股東、主管機關、商業夥伴、非政府組織、公司員工等利害關係人權益,並出版公司CSR報告書;另該公司亦同時在內部推動品格教育,透過活動激勵員工發展積極、喜樂、合作、負責、守信等正向理念,著實很不容易,令人印象深刻。
   
(五) 「國際趨勢之前瞻與未來」從世界經濟情勢發展歷程、中國大陸經濟地位崛起與轉型深化改革,探討臺灣所面臨的衝擊,並說明現今全球經濟成長格局翻轉、全球產業分工模式改變,美國的再工業化企圖重振製造業增加國內就業機會,亞洲國家成為最大消費市場亦是世界經濟兵家必爭之地等趨勢,進一步說明臺灣不能自外於區域經貿整合(例如:RECP、TPP)的潮流之外,並揭示政策規劃也要敏感於世界上任何角落發生的事件,進而擴展政策規劃的廣度及深度,這的確是很進步很寬廣的思維,值得每一位每天沉浸於業務工作細節的公務同仁深思。

二、 學習心得

(一) 本次透過訓練提供了個人與其他學長合作、討論、分享的互動機會,除有助於自己的人際脈絡拓展外,個人觀察來自不同單位學長所具有不同的特長,例如在「公共議題對話:模擬演練」課程中,可以清楚感受到其他學長的不同的主持方式,針對議題的論述及推理模式,面對群眾進行政策說明的中肯態度及適當的遣詞用字等,不難想像每位學長的長期累積的工作經驗及個人特質,藉此反思,確可體會出自己在工作職能及經驗上,仍有不少的進步空間,有待自己深思及加強,此乃本次訓練最大的收穫。
   
(二) 「公共議題對話:模擬演練」課程設計的相關議題,資料研讀參考過程中,可能因議題分屬不同專業領域,也非每個議題都很熟悉,多少需費些心力,但卻可聯想體會到公務同仁應該對政府施政各方面議題及民眾關心的核心問題多所涉略及嘗試了解,不能僅聚焦在自己工作場域的業務內容,或僅透過媒體片段訊息解讀議題內容,同時亦可進一步觀察政府部門政策論述及說明是否理解並迎合民眾的需求,逐步增加自己對公共議題了解的廣度、深度及敏感度。
   
(三) 平時大部分時間都花在實質業務執行上,很少有一段時間停下來進行「充電」,本項訓練洽提供了如此的機會,讓自己不會一直囿於原有工作場域,感覺上很有學習效果及收穫的感覺。
   
(四) 「領導與激勵:有效授權與發展部屬」課程強調「溝通」及「同理心」是領導成功的基本功,期許主管同仁透過傾聽、尊重、鼓勵來與部屬相處,並直接點明「說了甚麼不重要、聽到甚麼才重要」、「減少阻力是高效益的長期投資」,個人深有同感,期許未來自己能保有如此的思維,縱使在業務繁忙的現實壓力中,仍能持續於做中學,讓自己也能有更好的修養及雅量,用持續進步的溝通技巧來面對主管職務工作上的挑戰。
   
(五) 「民間活力領導及企業典範」課程中,永光化學於企業內部導入品格教育,企圖在型塑企業文化過程中,將品格教育的正向理念融入員工的工作認知當中之做法,真的很特別,其實很值得公務機關借鏡;至於如何運用於個人工作職場,是否相容於公務機關的文化,以及實務上是否行得通,成效又是如何,實在值得如我一般的公務主管同仁嘗試進一步發想及思考。

三、 參考建議

(一) 評估設計「初任簡任官等主管職務人員工作經驗分享及討論」課程
  1. 建議緣起
  (1) 本次訓練過程中,不管是在課堂或休息時間和每位學長言談交流,對每位學員來說都是一個了解彼此工作甘苦及互相學習的難得機會,例如:本次「領導與激勵:有效授權與發展部屬」課程中,同學由其領導管理的實際工作經驗中提出問題,講座除了回答問題外,也引導其他同學就其所提問題提出看法及討論。
     
  (2) 這讓我有一個想法,如果在課程中安排一個時段讓學員有機會就各自平常工作上面臨的問題(相信也是大部分學員都會遇到的問題)以積極互動的討論方式進行交流,我相信這對學員在自己實際工作上將會有很實際的助益。
     
  (3) 每位參加初任簡任官等主管職務人員訓練研究班的學員,都是在各單位不同工作場域及文化中累積不少實務經驗的公務同仁,如能藉此機會各自貢獻一些經驗及想法,相信對每位參訓的同仁往後實際工作應有實質幫助或啟發(即使只是一個想法)。
     
  (4) 直接的「工作經驗」交流不僅較為實用,同時應可與「理論教授」雙管齊下相輔相成,提升訓練成效。
     
  2. 參考做法:
  (1) 聘請講座指導並設計分組討論方式及步驟。
     
  (2) 課前事先擬定討論議題(例如:領導與發展部屬、考績評定等)。
     
  (3) 課前進行學員分組並分配各組討論議題,不同分組負責不同議題。
     
  (4) 課前請學員依事先擬定討論議題,就個人行政經驗先行準備討論內容,並初步撰擬討論摘要。
     
  (5) 訓練前期由各分組以小組討論方式,整理所負責議題之報告內容並凝聚共識。
     
  (6) 正式課程中,由各組輪流主持(或由講座主持)該項議題的互動討論過程,除由該組先行發表負責議題之相關經驗分享(所遇到的問題及處理方式),並由其他組別學員提問及互動。
     
  (7) 各組議題討論結束前,由負責組別進行總結報告並凝聚共識;最後敦請講座講評。
     
  3. 預期效益:
  (1) 每位學員於課前準備與實際互動討論中,除可自我整理平常工作方式及想法,並能實際體驗了解來自其他單位學員的作法與經驗,對大家平常遇到相同或類似問題的處理及解決能有進一步改進,甚至對自己的工作哲學能有所啟發及助益。
     
  (2) 訓練承辦單位可藉此訓練過程,了解並蒐集來自各單位簡任主管同仁實際工作上所面臨的實質問題與經學員互動討論後的共識及看法;或許經由每次開班所設定不同討論議題,以由下而上方式累積各班次學員討論共識及成果,整合起來或可提供相關單位參考。
     
(二) 評估增加「政策論述及溝通實務」訓練
1. 本次「公共議題對話:模擬演練」課程中,發現當面對群眾進行政策說明及溝通時,常出現一種各說各話的現象,意即在溝通對話過程中,政府公務同仁這一方大部分皆習慣以「理性對話」和「闡述討論」甚或配合使用數字圖表等工具訴諸於理,企圖以較「邏輯」方式與溝通對象逐一釐清問題並找出解決或折衷的方案;然現實世界在公聽會上,卻常出現對話另一方的溝通習慣或採用的對話策略並非希望真理越辯越明,而係重複性地宣揚自己的論點,對於理性提問都採實問虛答,不願意回到同一個溝通重點來進行理性的討論,導致對話雙方一直處在不同的思考軌道或兩條平行線上,致使問題無法聚焦,亦無任何共識或具建設性的結論或方向,甚至還可能在對話過程中,可能因政府公務同仁在如此的情況下,無法完美沉住氣、耐住性子一時不小心出現口誤或較具情緒性字眼,而引發群眾的不滿,讓原本設定的「理性對話議題」不再是全場溝通的焦點,甚至讓另一方順勢導引到其所設定的議題,或引發其他較不理性的結果。
     
2. 針對前述狀況,政府公務同仁面對群眾進行議題對話過程中,除了原有對政策實質內容深入了解及理性論述的能力外,似乎還需要一些訓練,例如:如何觀察對方的溝通策略、如何揭示對方的不理性、如何使用對方習慣的說話方式或口氣拉近距離、如何引導或迫使溝通對象回到理性的溝通軌道等;當然這或許可能牽涉溝通對話前對相關利害關係人、主要意見領袖的事先了解及沙盤推演等籌備工作。個人感覺在這個問題上,如果能有進一步的訓練課程設計,來提升公務同仁面對如此問題的體認、處理及快速反應能力,我想不僅是大部分公務同仁的需要,同時亦可提升公務同仁政策論述及溝通能力。
     
(三) 「國際趨勢之前瞻與未來」課程以經貿的角度揭示全球化趨勢,個人深覺是很好的課程設計,值得進一步推廣,然因經貿議題並非每個受訓學員之專長,建議可加長時數,由淺入深,提升學員理解程度及訓練成效。

  以上係個人參訓的體會及淺薄建議,謹供參考。回顧整個參訓過程如此緊湊而充實,頗有收穫,我想其他參訓學長也應該有相同的感受,對於公務人力發展中心同仁於本項訓練前後在課程規劃、設計發展、講座延聘及管理服務上的用心付出,謹致最高敬意及謝忱!

(作者為新北市議會資訊室主任)  

 

 

 
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