第167期(104年6月)│行政院人事行政總處公務人力發展中心發行
│發行人:劉慈

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Enformal Learning:化非正式學習為正式學習 ....王鳳奎

 

  經過恩師老王的開導,小魏瞭解學生上課滑手機很難禁止,也理解學生上課滑手機的原因就如同上課睡覺般,如果不是學生無心於學習,就是老師上課無趣,所以還是得從老師本身的教學策略與方法改進,強化學生的學習動機。小魏雖然不斷地精進自己的教學技巧,學生上課滑手機或睡覺的狀況亦獲得大幅改善,但總是有少數幾個學生就是「本性難移」,小魏又覺得學生上課滑手機還是會干擾到老師及其他學生的上課情緒,於是設定了一條規定,「我的課堂上不允許滑手機,實在不想聽的人可以趴在桌上休息」。

  某天上課時,小魏發現學習動機一直不高的小瓜竟然在滑手機,於是上前盤問:「你難道不知上課的規定嗎?」小瓜回答:「老師,我知道啊,只是我有一個壞習慣,睡覺前不滑手機,睡不著覺!」小魏收起小瓜的手機,無意中看到他的聯絡人名單裡有個人叫「笨瓜」,小魏還以為是小瓜替自己取的代號,好奇的撥了過去,沒想到竟然是小瓜父親接的電話,一時情急,便說:「小瓜說他若不滑手機,睡不著覺,是否屬實?」小瓜父親竟然回應:「沒錯啊,沒什麼好大驚小怪的,我們家每一個人都有睡覺前一定要滑手機的習慣,而且現在有很多可以幫助入眠的APP遊戲喔!老師若有需有,可以介紹您知道。」小魏聽了,一時又不知如何回應,只好說聲謝謝,連忙掛斷電話。想到老王曾提及手機及平板已經是現代非正式學習的必備工具,有些老師甚至會刻意安排學生滑手機或平板來進行學習,於是趕緊跑去找老王,討教該如何將學生滑手機及平板的現象融入教學。

什麼是Enformal Learning?

  筆者在上篇專欄論述,非正式學習是職場員工最重要及最主要學習方式,而網路科技及行動科技如手機及平板是非正式學習最重要及最主要的學習工具,但是非正式學習具有高學習成本、無法評量效益、不當使用科技等重要問題,所以組織應當善用當今的「E」化科技,整合正式學習與非正式學習,成為Enformal Learning,降低學習成本,提升學習成效。

  簡而言之,Enformal Learning是以「En」(促使的意思)取代「In」(非正式的意思),促使(Enable)非正式學習(Informal Learning)為正式學習(Formal Learning)。從數位學習(E-Learning)的觀點來說,Enformal Learning則代表創新的E-Learning模式,不同於如圖一的傳統E-learning,主要是將正式學習電子化(E化), "E"nformal Learning則是如圖二所示,E化非正式學習為正式學習,也就是透過電子工具(E-Tools),達到結合非正式學習與正式學習優勢的目的。

圖一:傳統E-Learning
圖一:傳統E-Learning

圖二:Enformal Learning
圖二:Enformal Learning

  職場的正式學習是組織正式安排,事先有規劃、有目標、有結構、事後有評量、有檢討的學習,目前最主要的正式學習是訓練部門安排及舉辦的訓練課程,然而一項Atos KPMG Consulting的調查指出,這種課程式的正式學習,只佔職場員工的所有學習的18%而已,而且學習效果不及職場上「即學即用」的非正式學習。但是非正式學習因為沒有事先規劃及事後評量,例如員工上網即時搜尋工作問題的方案,組織無法追蹤員工學習的發生與成效,往往學習成本很高卻不自知,改善之道就是將非正式學習正式化。

如何正式化非正式學習?

  一般而言,組織都會存在一些沒有正式化的潛規則、潛制度、潛行為及潛文化,屬於存在組織卻沒有規範的事物或言行,如果沒有重大事件發生,組織通常默許他們的繼續存在及發生。舉例而言,在筆者以前的工作場所,有些員工會在特定時間就自動「休息」,聚集到會議室喝咖啡閒聊,主管並沒鼓勵或禁止。這些組織沒有明文規範卻發生的事物或言行就稱為非正式事件,也因為如此,這些事件的發生也就沒有紀錄,沒有評量,無法得知對組織的真正影響。如果組織認為這些非正式的事物或言行值得鼓勵,便會以下列方式予以正式化:

確認(Identify):首先組織會先確認非正式事物或言行的確存在,並確定是值得鼓勵存在的。例如,確認員工聚在一起喝咖啡聊天是非正式學習的一部分。
   
規劃(Plan):將非正式的事物或言行制定為有目標、有結構性及可以衡量結果的規範。例如,將某間會議室重新裝潢為動腦會議室,並提供免費咖啡,且設定每星期五下午三點到五點為部門腦力激盪時間,員工可根據自己的工作狀況決定參加與否,由專人帶領,針對工作問題進行動腦會議。
   
公佈(Announce):將規範公告周知給所有適用的員工。例如,將動腦會議的使用規則,及星期五下午的動腦會議的進行方式及主題公告給部門的所有員工知道。
   
鼓勵(Encourage):對於遵守規範而產生效益的員工給予獎勵。例如,對於參加動腦會議產生具體貢獻的員工,提供適當的獎勵如提案獎金。
   
連結(Link):將規範的事物或言行變成工作的一部分,並連結到員工的工作績效考核。例如,可以規定每位員工一年至少要參加幾場動腦會議,並將動腦會議的成果列為績效的一部份,增加員工參與的誘因。
   
評量(Evaluation):評量規範產生的結果及對組織的影響。例如,每月及每季檢討動腦會議室的使用狀況,檢視動腦會議的產出及成果,並提出改善方案,提升會議室的使用效率以及動腦會議的成效。

  Enformal Learning成功的關鍵在於將員工所熟悉的非正式學習轉化為在職訓練(OJT)的模式,亦就是結合員工習慣的工作模式與即學即用的學習模式,成為有規劃、有結構、有紀錄與有評量的正式學習。舉例而言,一位新進員工習慣向一位資深員工討教工作問題,而這位資深員工只要有空也樂於協助,主管就可以將他們配對為在職訓練的工作指導(Mentoring)模式,運用上述的方式將原本非正式的「教學關係」正式化,變成在職訓練的正式學習。就此而言,主管可依下列程序,有效協助員工「正式化」他們的非正式學習:

1. 確定員工的工作職務與任務,例如,新任專案經理要啟動一項跨部門行銷計畫。
   
2. 找出與工作績效連結的關鍵職能,例如,專案管理的能力。
   
3. 進行期初績效設定時,根據員工的工作績效目標與關鍵職能,制定個人發展計畫,例如,強化專案管理的能力,六月底前取得專案管理師認證。
   
4. 依照個人發展計畫,由員工與主管討論合適的學習方案(包含課程與在職訓練),例如,參加專案管理的認證課程、加入專案管理協會,及閱讀專案管理的指定書。
   
5. 每次進行期中績效面談時,檢視學習方案的結果,並列入為績效考核的一部分,例如,六月的期中績效面談,檢視專案經理是否通過專案管理師認證。
   
6. 進行期末績效考核時,以工作績效來衡量每一個學習方案的成效,例如,以專案計畫的成果來評量個人發展計畫中學習方案是否有效。

如何運用科技,建構"E"nformal學習環境?

  除此之外,組織可以利用資通及網路科技例如社群網站及即時溝通軟體,建構無時不可、無所不在的"E"nformal學習環境,讓員工隨時隨地都可以上網搜尋及擷取有助於學習的知識,並利用資訊分享網站分享有用的學習知識。即使在教室裡,只要不是老師一直講課,單向灌輸負載過重的資訊給學生,若能有效運用問題導向的教學策略,善用E化的教學工具,懂得引導學生使用手機及平板進行有意義的學習,就不用擔心學生課堂滑手機或平板來打發上課無趣的時間。筆者根據多年的教學經驗,整理出下列「ABCDEF」的法則,協助有興趣的讀者運用E科技,促成Enformal Learning,提升員工的學習成效:

Access(方便使用):使員工方便使用網路資訊搜尋工具或社群分享網站等非正式學習的機會。例如,允許員工使用google搜尋工作問題的答案,或者使用Facebook分享學習心得。
   
Blend(混合):在正式的學習方案中整合非正式學習的機會,促成非正式學習融入正式學習。例如,正式課程的作業,要求員工搜尋及觀看與課程主題相關的YouTube視訊短片,並撰寫心得報告。
   
Contextualize(情境化):運用E化工具,將非正式學習情境化為目標導向或問題解決的學習活動。例如,藉由Facebook本身具有數位行銷的功能,要求學員運用Facebook的資料來研究數位行銷。
   
Digitize(數位化):將非正式學習的傳統學習資源數位化。例如,錄製員工的工作流程與方法為數位學習影片,並放在組織的數位學習網站,以便員工擷取使用。
   
Embed(嵌入工作):將非正式學習的任務或內容嵌入到員工的工作任務中。例如,要求國際業務部的員工每天早上要聽ICRT的英文新聞,並進行線上測驗。
   
Formalize(制度化):將非正式學習列為員工的個人發展計畫。例如,餐飲集團要求旗下的每個分店的店長每年要到至少50家餐廳用餐,並以手機觀察、紀錄並撰寫報告,上傳到公司的知識分享網站,列入考核。

  在Web 2.0的浪潮下,網路湧現許多非正式學習的機會與工具,例如部落格(Blog)、維基(Wiki)與內容源(RSS)等,這些新興的Web 2.0工具將巨幅衝擊人類學習的模式與習慣,也將重大改變Enformal Learning的概念與實施。相較於傳統的學習模式或數位學習,著重於「學習是知識傳遞的過程」,筆者認為Web 2.0對職場學習最大的影響為「學習是知識共創的過程」,而Web 2.0使得知識共創的理念得以實踐,讓Enformal Learning成為另一波擋不住的浪潮。筆者將這些重要的Web 2.0工具列舉於下:

部落格(Blog):任何網路的使用者都可以成為知識的提供者,擁有自己的專欄(就是部落格),稱為部落客(Blogger),為網路提供文字、圖片、聲音或視訊等創作,藉此與有興趣的網路讀者分享與交流自己的知識。例如,筆者便擁有自己的部落格,網址為http://wfk-hpt.blogspot.tw/。
   
維基(Wiki):維基開發者坎寧漢(Cunningham)將維基定義為「一種允許一群使用者利用簡單的文字描述來建立和串聯一組網頁的社群計算系統」,意即維基是一種共同著作系統,網路的一群知識貢獻者可以透過維基共同撰寫及編輯網頁內容,因此維基成為知識共創的工具,而維基網頁的貢獻者自然構成了一個知識社群,藉由維基來交流彼此的知識。例如,維基百科(Wikipedia)是現今世界最大的知識共創系統。
   
內容源(RSS或Atom):內容源是一種網路資料交換的共通格式,部落格或新聞網站可以藉由內容源將更新的內容主動地傳遞給訂閱者,進行閱讀。例如,若任何讀者對於筆者部落格的內容有興趣,便可訂閱筆者部落格的內容源。
   
參與評論與評分(Digg):Digg是網路文章的篩選機制,不同於新聞網站,任何新聞視訊或文章的著作者都可以將其著作投到digg.com網站,由網民進行投票,稱之為digg,當一個著作獲得足夠多的票數後,便會移到首頁,讓網路讀者瀏覽閱讀,否則便會在特定的天數後被刪除,藉此機制篩選出最受關注及最有價值的著作。
   
美味書籤(Delicious): Delicious原名為del.icio.us,是免費的社群服務網站,藉由Delicious網站,網路使用者可以將自己收集的網路內容書籤(Bookmark)或「最愛」(Favorite)放到Delicious分享及連結,甚至一群使用者可以將自己的書籤共同整理與編輯成共享及共存的書籤清單,藉此共創有價值的書籤知識。
   
社群網絡服務(SNS):社群網絡服務(Social Networking Services)主要是將一群擁有相同興趣與活動的網路使用者,透過網路及社交功能串連成線上的虛擬社群。多數的社群網站例如臉書(Facebook)或Google+都會提供多種讓用戶分享交流的社交工具,例如電子郵件、社團群組、動態報導、聊天室、影音分享、相簿、部落格等,這種以人為中心的網路連結,相較於傳統以網頁內容為主的網路連結,形成互聯網(Internet)新型的知識網絡。
   
微網誌(Microblog):相較於傳統部落格,微網誌是一種允許使用者即時發佈及更新簡短訊息的精簡版部落格,微網誌的創始者Twitter開始將字數限制為140字,但是隨著Web 2.0的快速發展,這些簡短訊息可以很多方式傳送,包括簡訊、即時訊息、電子信件或網頁,也可以傳送多媒體訊息,例如圖片或影音短片。
   
基於位置服務(LBS):LBS的全名為Location-based Services,意謂LBS網站提供的網路服務主要是以使用者所在的位置為基礎,所以有人稱之為適地性服務。LBS通常是透過電信無線網路或全球定位系統(GPS)來確認使用者的所在位置,而將與位置有關的資訊,例如當地氣候、觀光景點或餐飲地點,直接推送給使用者,或者利用地理座標對資訊進行合理的篩選及討論。進階的LBS可以與社群網絡服務連結,形成以位置為中心的知識網絡。舉例而言,一群對野柳地質有興趣的研究學者,可以藉由LBS的功能紀錄野柳不同實地的地質資訊,再將實地拍攝的照片或短片,上傳到社團群組,共同討論不同地質之間的差異。
   
即時通訊(IM):即時通訊顧名思義就是兩人或多人可以透過網路馬上交換訊息,訊息的形式從早期只有文字訊息到現在的多媒體訊息,包含檔案、語音與視訊。而且即時通訊軟體也從早期只能在有網路連接的個人電腦上使用,到現在各式各樣的行動App例如LINE或Whatsapp,不僅隨時隨地可以使用,而且廣及全世界的使用者人數都是幾億的規模,成為目前在資訊交換或知識交流上,使用率最高的Web 2.0工具。
   
創作共用(CC):創作共用(Creative Commons)簡稱為「創用」(CC),源於現有著作權法的使用限制,依據各國現行的著作權法,著作的使用權利,全部保留給著作權人,任何「合理使用」之外的著作使用,除非事先取得著作權人的授權,不得進行,意在保護著作權人的智慧財產。但是這樣的保護對於有意擴散著作使用,歡迎別人複製甚至修改其著作的著作人,反而造成困擾。於是衍生出創作共用的授權模式。創用主要是針對願意有條件釋放著作權保護之作品所設計的公眾授權模式。任何人在著作權人所設定的授權條件下,都可以自由使用創用授權的著作。創用授權模式對於知識應該是無償使用,或者知識的價值來自共創及共享的知識貢獻者,在現有著作權法的限制下開啟了另一道門。

Enformal Learning的案例

  運用Web 2.0科技結合工作、學習及創新的Enformal Learning會是未來職場學習的趨勢,甚至成為組織不可或缺的創新學習平台,其實這種強調「知識分享與共創」的Enformal Learning在現今的職場不僅逐漸成型,而且已展現成效。筆者以IBM所舉辦的InnovationJam(創新腦力大激盪)為例,說明Enformal Learning的威力。IBM從2001年開始,嘗試讓員工在會議室不設定目標進行腦力激盪,只談員工自己對未來世界的展望,稱為Jam會議。Jam一詞原本是指一群各有專精樂器但互不相識的人聚在一起,在沒有經過彩排的情況下進行爵士樂的即興演奏,考驗彼此的默契,共同學習及發揮爵士樂演奏的創意,創造出新的樂曲及風格。IBM發現以未來期望作為主題的Jam效果不錯,於是在2003年舉辦第一次透過網路的線上InnovationJam,讓全球員工針對IBM的價值觀進行Jam,員工發想出9,300個點子,經過整理,定義出IBM價值觀的新方向:「創新為要、成就客戶、誠信負責」。繼於2004年進行如何實踐新價值觀的線上InnovationJam,由於效果還是高出預期甚多,所以IBM於2006年舉辦有史以來規模最大的線上InnovationJam,IBM首先設定好四大未來議題:到達目的地(Going Places)、維護健康(Staying Health)、更好的地球(A better Planet)與金融商務(Finance & Commerce),結合超過15萬名員工、客戶及來自 104個國家,67家企業的相關機構共襄盛舉,要求參與者在72小時內提出想法及點子,短短三天內,一共收集了逾46,000個點子,IBM在兩年之內投資1億美金於InnovationJam產生的最好點子,創造出10個新創事業。

圖三:IBM InnovationJam(創新動腦大激盪);圖片來源:IBM
圖三:IBM InnovationJam(創新動腦大激盪);圖片來源:IBM

  對許多知道IBM InnovationJam的人來說,InnovationJam是一種有效的創新機制及平台,但就職場學習的觀點而言,InnovationJam是有效運用科技的Enformal Learning,完全符合「有規劃、有結構、有紀錄與有評量」的正式學習模式。雖然InnovationJam只有短短的三天,IBM卻能經由這樣「知識分享與共創」的學習模式,促使逾15萬的參與者,有效地透過腦力激盪的方式,學習創新,貢獻創意,瞭解IBM對未來議題的發展方向與想法,這種結合工作、創新與學習的Enformal Learning,其投資報酬率絕對遠超過三天的傳統訓練課程。

  當然IBM不是第一個運用科技進行Enformal Learning的組織,更不是最後一個,Enformal Learning已成為潮流,而運用Web 2.0科技打造「創新即學習、學習即工作、工作即創新」的知識共創平台,建構隨時隨地可以共享與共創知識的「知識型組織」,是下篇專欄的主題。

 

 

(作者為中國文化大學特聘教授)  

 

 

 

 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子版  
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