第172期(104年11月)│行政院人事行政總處公務人力發展中心發行 │發行人:林文燦 各期電子報           訂閱/取消電子報
 
國際會議籌備期間常見問題(上):口譯形式與行程安排.... 許瑞娟、陳超明

情境案例

  歷經1個月洽聘過程,文化部曉雯順利從英國、澳洲與日本聘請3位國外學者擔任研討會主講人。曉雯心想「最困難的工作完成了!接下來,應該可以輕輕鬆鬆等學者們抵臺就好!」

  沒想到,一堆細節與問題接踵而來,除了必須時常回覆國外學者的問題,協助安排行程安排,提供相關資訊,部內的長官亦時常追問研討會的細節與講者的情況。曉雯這時候才發現,原來很多看似簡單的問題,用英文表達時卻很容易產生誤解,到底該如何正確表達呢?

  上個月,我們教導大家如何適當地回覆信件,說服國外講者答應邀請。然而,從答應到抵臺間,大約尚有4-6個月的籌備期。這段時間,建議與國外講者保持聯繫,最好每隔2-3周就寄封信,確認一、兩項細節,以避免講者失聯。籌備期間到底有哪些細節需要跟講者確認?講者們常見問題又有哪些呢?我們將籌備期間常見問題分為上、下兩篇,分別說明國外講座常見問題、主辦單位確認事項、會議資料提醒與催促、授權書研擬與確認等內容。

壹、 國外講座常見疑問

  從前2篇文章,筆者已經提出一些範例,說明國外講者對於會議形式、航班資訊、行程規劃與飲食習慣相關問題。除了這些問題外,國外講者通常還會提出口譯形式與接送機安排等問題。接下來,我們來看一些範例。

Dear Ms. Lin
(親愛的林小姐)

I had one more question about my presentation. Is the audience fluent in English or will there be an interpreter available during the presentation? And if there is an interpreter, will the translation be simultaneous (with headpieces) or consecutive? I ask because this might influence the number of slides I can present and the amount of material I can present.
(有關我的報告,我還有一個問題。觀眾們是否懂英文呢?還是簡報時會安排口譯人員呢?如果安排口譯人員,翻譯內容是同步(戴耳機),還是逐步呢?我問是因為翻譯形式會影響我想呈現的簡報頁數與資料量。)

Best Regards, (致上我最好的問候)
Chris Bilton(克里斯•比爾頓)

  部分臺灣國際研討會上,主辦單位會安排口譯服務,有些是同步口譯(simultaneous interpreting),有些是逐步口譯(consecutive interpreting)。同步口譯時,口譯員會在口譯室聆聽講者演講,並使用紅外線傳輸系統,透過耳機將翻譯內容傳達給現場觀眾。逐步口譯時,口譯員會站在講者旁邊,講者大約演講1-2分鐘後,必須稍作停頓,以便口譯員翻譯為另一種語言。若無安排同步口譯,有些主辦單位會為國外講者安排耳語口譯(Whispered Interpreting),口譯員會坐在聽者旁邊,並在其耳邊輕聲翻譯。

  由於逐步口譯,講者必須先用外語講一次,隨後譯者用另一種語言再講一次。因此,同樣時間內,講者講述內容必須減半。舉例來說,演講時間為1小時,搭配逐步口譯的話,講者必須把演講內容縮減為30分鐘。口譯形式會影響國外講者的簡報檔案頁數與講述內容之多寡,建議在講者著手準備會議資料前,先行告知其口譯形式。

  此外,口譯員的口譯內容具著作權,主辦單位若想將口譯內容錄音存檔,必須先徵詢口譯員許可,並取得其授權書。接下來,我們來看一則回覆的範例。

Dear Professor Bilton,
(親愛的比爾頓教授)

We will arrange consecutive interpreting during the symposium. Considering you need to pause between statements for translation, please kindly prepare your talk based upon 30 minutes.
(我們會在研討會期間安排逐步口譯。考量您必須中斷演講,讓口譯員翻譯,請您以30分鐘為基準,準備您的演講資料。)

Thank you..
(謝謝您。)

Best Regards,(致上我最好的問候)
Wendy Lin(林曉雯)

二、 接機安排

  除了口譯形式外,接機也是許多國外講者會主動詢問的問題。

Dear Wendy,
(親愛的曉雯)

How should I get from the airport to the hotel? Taxi? As you may suspect, I do not speak or read any Chinese, so I am concerned that I may find it difficult to navigate in Taipei alone (it will be my first time in Taiwan). Any help you can provide on exactly what I should do once I land would be greatly appreciated.
(我該如何從機場到飯店呢?計程車?您應該可以猜想我不會說中文,因此,我擔心單獨在臺北找路會有困難(這是我第一次到臺灣)。如果您能在我抵臺時,提供任何的幫助,具體讓我知道該如何做,我將不勝感激。)

Best Regards,(致上我最好的問候)
Mary Taylor(瑪麗•泰勒)

  一般來說,主辦單位都會安排機場接送服務,如人力不足,建議可委託坊間租車公司接機,國外講者並不會覺得失禮或有違國際禮儀。但若訪臺講者的人數不多,部分機構亦會要求工作人員親自到機場接機,以表主辦單位的歡迎之意。

Dear Mary,
My colleague, Jane, will pick you up at the airport upon your arrival. Please kindly look for the person and the sign with your name on it after exiting the customs.

(我的同事,珍,會去機場接您。出海關後,請您找尋一位手上拿著您姓名牌的人。)

若委託租車公司接送,則可回覆:

We will arrange a car to pick you up at the airport upon your arrival. Please kindly look for the driver and the sign with your name on it after exiting the customs.
(我們會安排車子去機場接您。出海關後,請您找尋一位手上拿著您姓名牌的司機。。)

貳、 主辦單位確認事項

  籌備期間,除了必須即時回答國外講者的種種問題外,主辦單位亦有許多細節必須與國外講座確認,例如航班資訊與活動安排等等。我們先來看兩則範例。

一、 航班資訊確認

Dear Professor Edo,
(親愛的佐藤教授)

May I have your flight schedule to arrange your itinerary?
(您可以給我您的航行時刻表,以便我安排行程嗎?)

It would be appreciated a lot if you could send me the e-ticket and receipt once you book it.(當您訂妥機票後,如能將電子機票與收據寄給我,將不勝感激。)

  之前曾介紹過國外講者的機票訂購方式,若選擇委託國外講者自行訂購,於講者抵臺後再以現金償還,承辦同仁必須記得提醒講者盡速訂購機票,並事先提供班機資訊與收據。班機資訊必須包含出發與抵達的日期、時間、地點,以及航空公司與航班編號,以便主辦單位安排住宿與接機。收據是為了取得機票費用,以便事先簽核並預控經費。若收到講者提供的班機資訊後,建議可彙整如下表,方便查詢與記錄:

Speaker
Fee
Flight
From
To
英國華威大學
Chris Bilton
主任
EURO9874.44 KL1422 Birmingham
9月6日 09:40
Amsterdam
9月6日 11:50
KL4990 Amsterdam
9月6日 14:15
Taipei
9月7日 13:05
KL808 Taipei
9月11日23:30
Amsterdam
9月12日06:25
KL1421 Amsterdam
9月12日08:45
Birmingham
9月12日10:05
日本一橋大學佐藤學特聘教授 JPY139,587 NH851 東京(羽田)
9月6日10:05
臺北(松山)
9月6日12:30
NH852 臺北(松山)
9月10日13:30
東京(羽田)
9月10日17:40
澳洲墨爾本皇家理工大學Mary Taylor教授 AUD5882.62 CX104 Melbourne
9月5日15:20
HKG
9月5日21:50
CX408 HKG
9月5日 22:50
Taipei
9月6日 00:00
KA483 Taipei
9月13日21:15
Hong Kong
9月13日22:55
CX105 Hong Kong
9月14日00:15
Melbourne
9月14日 12:30

二、 活動安排

  籌備國際研討會時,除了會議議程外,通常都會安排一些其他活動,例如歡迎晚宴、參訪活動等。與國外講者聯繫時,應提前確認其出席意願,以便掌控所有活動之出席情況。

Dear Professor Edo,
(親愛的佐藤教授)

During the symposium, we wish that you could attend the Opening Ceremony and Welcome Banquet. Besides, we will arrange a cultural event in the afternoon on Sept. 10. There will be an English Guided Tour at National Palace Museum. We are also glad to invite your wife to be our guest both in the Welcome Banquet and the cultural event.
(有關研討會期間的行程,我們希望您能參加開幕式與歡迎宴會。此外,我們在9月10日下午安排一場文化參訪活動,故宮博物院的英文導覽之旅。我們也很樂意邀請您的妻子參與歡迎宴會與文化參訪活動。)

Please kindly let me know whether you will be willing to attend above events.
(請讓我知道您是否樂意出席以上活動。)

Best Regards,(致上我最好的問候)
Wendy Lin(林曉雯)

再來看一下講者會如何回覆吧!

Dear Wendy,

Thank you very much for your invitation. Both my wife and I will be delighted to attend these events..
(感謝您的邀請。我跟我妻子都很樂意出席這些活動。)

 

關鍵字:
consider(考慮、考量)、suspect(猜想、料想)、concern (使擔心)、navigate(導航、找尋方向)、land(著陸)
consecutive interpreting(逐步口譯)、simultaneous interpreting(同步口譯)、customs(海關)、electronic ticket(電子機票)、English guided tour(英文導覽遊程)

參、 實用句型介紹

  一、 Considering (that) S + V(原因、緣由), S + V

    Considering that 加上子句,為「考慮到某因素」之意。當說話者考慮到某種因素或緣由,因而提出特定要求或做出特定安排時,可用considering that (that可省略)的句型來表示。
     
  例句
  1. Considering you need to pause between statements for translation, please kindly prepare your talk based upon 30 minutes.
(考量您必須中斷演講,讓口譯員翻譯,請您以30分鐘為基準,準備您的演講資料。)
     
  2. Considering that you don’t understand Chinese, I arrange a car to pick you up at the airport upon your arrival.
(考量到您不懂中文,我會安排車子去機場接您。)

  二、 S be concerned that + 子句 / about + Noun

    concern可以當名詞使用,表示擔心、掛心、關心的事情,可以用I have a concern that的句型,說明自己掛心某件事情。此外,concern亦可當動詞使用,為使擔心、使不安的意思。若主詞為人,則使用be concerned about +名詞,或者be concerned that +子句之用法。
     
  例句
  1. I am concerned that I may find it difficult to navigate in Taipei alone.
(我擔心單獨在臺北找路會有困難。)
     
  2. The talent management is the real issue the creative industries should be concerned about.
(人才管理是創意產業應該擔心的真正議題。)

  三、 We wish that + S + could V

    委婉地請求收信者做出一些特定回應或行為的說法很多,之前介紹過「It will be greatly appreciated if S + V」、「Would it be possible that S + V」、「We need to + V」等句型。今天介紹we wish that的句型,這是一種客氣(或讓步)的說法,期望對方配合做出某種行為,但避免強迫,所以後面使用假設語氣(you could)。
     
  例句
  1. We wish that you could attend the Opening Ceremony and Welcome Banquet.
(我們希望您可以出席開幕式與歡迎宴會。)
  2. We wish that you could provide me with the e-ticket and receipt by the end of September.
(我們希望您能在九月底前提供電子機票與收據給我。)

  四、 May I have + Noun(資料或資訊)

    跟國外講座索取資訊或資料時,除可使用之前介紹過的 “Could you provide me with…” 的句型外,亦可參考may I have + Noun的用法。
     
  例句
    May I have your flight schedule to arrange your itinerary?
(您可以給我您的航行時刻表,以便我安排行程嗎?)

  五、 There will be + event(活動名稱)

    There will be + event(活動名稱)可用來表示在某地點或某時間將會有某項活動。中文使用習慣上,經常使用「有…」之句型,例如「有許多人在街上走動」,因此,許多臺灣民眾常使用there is/there are來表示「有…」的概念。然而,在很多情況中,中文的「有」其實不具實際意義,因此不能用there is/there are來表示,請大家多加注意。
     
  例句
  1. There will be an English Guided Tour at National Palace Museum.
(將會有一場故宮博物院的英文導覽之旅。)
  2. There will be a Welcome Reception from 6:00p.m. till 9:00 p.m.
(晚間6點至9點,將會有一場歡迎餐會。)

肆、 小技巧

    國際研討會籌備期間,除了要即時回答國外講者的疑問外,還有許多活動細節必須事先確認,平均1-2星期就必須與國外講者聯繫。接下來,讓我們來看一下還有哪些事情值得注意呢?
     
  一、

正式邀請函
  國外講者答應邀約後,主辦單位必須提供一份正式邀請函,以便講者辦理來臺手續,包括簽證、請假手續等。若國外講者為大學教授,通常需要邀請函,方能向校方請假出國。正式邀請函的內容,建議可用第一篇英文邀請函的內容稍微改寫,加上機關LOGO,正式以公文簽陳首長署名後,掃描文件並存為PDF檔案格式,以電子郵件寄送給國外講座即可。本文最後附上一份正式邀請函範例給大家參考。

     
  二、 來自其他機關的演講邀約
  若受邀的國外講者知名度較高,其他政府部門或大專院校可能會把握講者訪臺機會,邀請該講者至其他地點或城市,辦理專題演講。若接到其他機構的聯繫,建議可先以電子郵件詢問講者是否有意願。講者若答應邀約,再將其聯繫方式提供給洽詢機構,後續活動規劃與細節則可交由該機構逕自聯繫。
     
  三、

直稱講者的名字,禮貌嗎?
  通常稱呼國外講者時,會以職稱+姓,例如Dear Professor Bilton或Dear Dr. Bilton,以表尊敬。然而,經過幾次聯繫後,其中一位講者在信件中寫到please call me Mary. 這時是否應該維持原本的尊稱,還是順從講者的指示,直呼其名字呢?一般來說,臺灣民眾對於直接稱呼講者或老師的名字,總覺得不太禮貌。與國外講者聯繫時,若講者無特別表示其稱呼方式,宜使用「職稱+姓」的方式尊稱,但若講者明確表示你可以直稱他的名字時,就表示他不介意這樣的稱呼方式,建議就可直接使用Dear Mary,拉近彼此的距離,有助於日後溝通與聯繫。

  瞭解國外講座常見問題、主辦單位確認事項後,下個月我們再一起來看一下如何提醒並催促國外講者提送會議資料,並研擬確認錄影錄音授權書的內容吧!


(作者許瑞娟為本中心研究組專員。。。
陳超明為實踐大學應用外語系講座教授)

 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子報  
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