第174期(105年1月)│行政院人事行政總處公務人力發展中心發行
│發行人:林文燦

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如何撰寫國際研討會會議手冊.... 許瑞娟、陳超明

情境案例

  文化部曉雯籌備國際研討會近半年了。這段期間,曉雯與國外講者定期保持聯繫,從洽聘邀請、確認細節、安排行程、索取簡歷與會議資料都花費許多心力與時間。好不容易,終於收齊所有講者的會議資料,曉雯以為只要將資料彙整為手冊就能送印,沒想到,會議手冊的內容必須有中英文兩種版本,曉雯撰寫目錄、議程與會議規則時傷透腦筋。眼看就快八月底了,到底該怎麼寫才好呢?

  會議手冊是國際研討會最重要的書面資料。除了可提供與會人員瞭解國內外講者的簡歷背景、會議各場次的主題與內容,亦可讓國內外講座及參與者瞭解會議流程與安排。此外,所有與會人員都會拿到會議手冊,並帶回留存。若會議手冊中使用錯誤英文,將影響與會者對主辦單位的觀感。因此,撰寫目錄、議程與會議規則時,必須特別留意英文的正確性與適當性。接下來,我們將說明幾個撰寫目錄、議程與規則必須注意的小技巧,並附上實際範例供大家參考運用。

壹、 目錄

  國際研討會的與會人員一翻開會議手冊,最先瀏覽的就是目錄。因此,目錄在英文撰寫、排版上都必須多加注意。手冊中通常會有中英文議程表、會議規則與注意事項、專題演講與各場次論壇主講人及與談人簡歷、講題大綱或簡報資料等。接下來,我們來看一下撰寫目錄時有哪些必須注意的事項。

一、 大小寫規則
   平常使用英文時,除了每個句子中第一個單字字首、姓名字首,以及我(I)要大寫外,其他的單字的字首都採用小寫。然而,大家在閱讀目錄或研討會主題時,應該發現有些字首大寫,有些字首小寫。到底該如何判別應使用大寫或小寫呢?

  一般來說,英文標題或目錄,第一個字的字首大寫,後面的單字,除了介係詞及連接詞(如 for , in 或 and)或冠詞(a, an及the)之外,其他單字的字首都採用大寫。

  以研討會的主題為例,「創意產業人才發展新趨」國際研討會,英文寫法為The Emerging Trends in Talent Development for Creative Industries。除了介係詞in跟for之外,其他單字的字首都是大寫。在目錄的撰寫上也是採用相同規則,舉例來說,會議規則與注意事項,英文正確寫法為Rules and Regulations,連接詞(and)為小寫,其他兩個單字字首為大寫。

二、 教授層級與職稱
  大家撰寫英文議程或目錄時,應該常常遇到不知道該如何把國內教授職稱翻譯成英文,抑或是不知道該如何將國外學者的職稱翻譯成中文。其實,光教授的層級就區分為好幾種。現在初任大學教職的博士都是從助理教授開始,慢慢往上升等後才能成為副教授、教授。升上教授之後,有些資深教授會被聘為名譽教授、特聘教授,甚至講座教授。各種教授的英文寫法可參考下表。

中文
英文
助理教授
Assistant Professor
副教授
Associate Professor
教授
Professor
名譽教授
Professor Emeritus
特聘教授
Distinguished Professor
講座教授
Chair Professor
兼任教授
Adjunct Professor

  一般來說,名譽教授、特聘教授、講座教授的輩分會比一般教授高,教授又會比副教授、助理教授高。然而,在英國大學體制中,每個領域通常只會有一個正教授,其他學者則分為Lecturer(講師)、Senior Lecturer(資深講師)、助理教授與副教授通稱為Reader,必須從薪資、職位本身的性質及大學的屬性來綜合判斷其學術地位。

  除了教授身分外,有些學者擔任學校的行政工作,例如系主任、所長、院長或校長。由於行政工作涉及各國學校行政體制,翻譯上相當多元,下表僅供參考。

中文
英文
校長
President
副校長
Vice President
教務、總務等一級主管及院長
Dean
教務、總務等一級副主管及副院長
Associate Dean
主任/所長
Chair/Director
副主任/副所長
Deputy Chair/Director
系主任
Chair/Head

接下來,我們來看一則實際範例。

【實際範例】

【實際範例】

貳、 議程表

  議程表上必須包含日期、地點、每場次的時間分配、與會人員的主題與報告順序等資訊。

  筆者提供授權書範本如下:

一、日期、時間、地點
  日期寫法可以採用美式用法,以月/日/年來表示,例如,Sept. 10, 2014。或者採用英式用法,以日/月/年表示,例如,10th Sept., 2014。兩種寫法都正確,但建議在會議手冊中採用一致寫法即可。換言之,若採美式用法,會議手冊中的所有日期都以月/日/年表示。若採英式用法,則所有日期都以日/月/年表示。

  時間撰寫上,一種可以採24小時制,例如,15:20-16:50。另一種則是標註上午/下午(a.m./p.m.),記得標註縮寫點,例如,3:20 p.m.-4:50 p.m.。

   議程表中,表示活動場地的英文詞彙為Venue,意為活動發生的地點,請務必注意。

二、Event/Activity
  很多人會把議程中的活動內容誤用為activity,其實大部分情況都應使用event,而非activity。兩個字翻譯成中文都是活動,但activity主要指的是整體過程中的一些活動,強調活動的狀態或是現正從事進行的活動;而event 強調某個事件或某個舉辦的活動,通常在研討會中,除了一連串延續的動作或小型活動使用activities,大都使用event,如晚宴或工作坊的舉辦等。

三、Panelist/Discussant之差別
  一般研討會除了演講或論文發表外,常常會在會議進行中或快結束時,邀請一些重要學者進行所謂 panel (討論會),針對某些主題,進行討論,參與者就叫做panelists。通常在panel中,這些panelists都會用幾分鐘申述自己的觀點,然後再由主持人(moderator 或 host) 帶領討論或開放與會者參與討論;discussant則比較是在一場主要發表人發表論文或演講(presentation)或某項專題演講(theme speech)中,安排一些回應者來參與討論,這些回應者可以稱作discussants。

  一般來說,一場國際會議或正式會議的專題演講(keynote speech)會安排在開幕第一場,也是最重要的一場,偈示本研討會(或論壇)的方向。為了尊重專題演講者(keynote speaker),演講時間至少三十分鐘或一個小時左右,而且除非演講者同意,否則不接受現場與會者提問。

  本文章之案例,針對政府部門或公家機構,非純粹學術研討會,大抵以論壇為主,從理論與實務出發,探討問題及實際解決方案,因此大都接受與會者發問及多位學者之參與討論,以求深入並能提出具體之討論結果,作為各單位未來行政運作或決策之思考與借鏡。

【實際範例】

【實際範例】

【實際範例】

參、會議規則與注意事項

  會議規則與注意事項通常會包含響鈴規則、提問方式與資料引用提醒等內容。接下來,先介紹四種在議事規則中常用之句型,最後再附上實際範例供各位讀者參考運用。

  一、 S + V, Ved

    主要子句「主詞+動詞」後方,加上動詞被動態(Ved),表示一種被動的狀況或是說明前面的主要結構。通常前面的主要結構的含義會影響後面的事件或延續前面句子的說明。
     
  例句
  1. The Symposium is a one-day meeting, divided into one keynote speech and two panel sessions.
(本次會議為期1天,分為1場專題演講及2場專題座談。)
     
  2. The conference is a three-day meeting, divided into 3 keynote speeches, 20 concurrent sessions and 1 roundtable discussion session.
(本研討會為期3天,分為3場專題演講,20場分組主題演講,1場圓桌論壇。)

  二、 …use + 語言…as

    會議規則中,通常會註明研討會議所使用的語言為中文、英文或其他語言。在英文撰寫上,建議可使用「…use + 語言 + as its official languages」。
     
  例句
  1. The meeting uses Chinese and English as its official languages, with simultaneous interpretations provided for all participants.
(會議官方語言並採「中文及英文」,全程並安排中英文同步翻譯。)
     
  2. The Tainan City Government decided to use Chinese and English as its official languages.
(臺南市政府決定採用中文與英文作為官方語言。)

  三、 be limited to + 時間

    研討會中,時間控制相當重要。除了每場次的主持人、主講人、與談人都有時間限制外,與會觀眾提問時,主辦單位通常也會限定在2-3分鐘內。建議可運用be limited to + 時間,表示該活動應控制在後方的時間內。
     
  例句
  1. Each question in Q&A session is limited to 2 minutes.
(每人每次提問以2分鐘為限。)
     
  2. Comments are limited to three minutes per speaker.
(每位講者的評論以3分鐘為限。)

  四、 …by+方法/工具/手段

    研討會的會議規則中,通常會要求與會觀眾提問時,先敘明自己的姓名、單位與職稱,建議可採用identify oneself by…的句型。英文的by可用來表示方法,或採用特定工具或手段,意即與會者可以用by後面的方法,以便他人辨識你自己。
     
  例句
    All persons who would like to join Q&A shall identify yourself by stating your name, the affiliated institution, and the job title before presenting your comments or questions.
(如想參與提問,請先敘明服務單位、職稱及姓名。)


【實際範例】

【實際範例】

關鍵字:

agenda(議程)、venue(地點、發生地)、moderator(會議主席、會議主持人)、panelist(專題討論參加者)、opening ceremony/closing ceremony(開幕式/閉幕式)、reminder(提醒物,本處指研討會之響鈴)、affiliated institution(所屬機構)、job title(職稱)、silent mode/vibration mode(手機的靜音模式/震動模式)、cite(引用)

肆、 結語

  會議手冊除了目錄、議程表、會議規則與注意事項外,與會人員(包含主持人、主講人、與談人)的簡歷也必須特別留意。一般來說,簡歷中至少會註明中英文姓名、學歷、現職與經歷。部份學者可能光經歷就有3-4頁,考量會議手冊篇幅,建議可摘要3-5項較為重要或較為近期的經歷即可,但簡歷完成後,建議送印前再寄給講者檢視,確認是否需做最後調整或修改。

  此外,手冊內容的校稿相當重要。若任職於公部門,任何書面資料在印刷前都必須多次校稿。新聞報導中,經常看到公部門因校稿不仔細而造成一些輿論或紛爭。因此,千萬不要輕忽校稿之重要性。會議手冊送印前,除承辦人員必須校稿2-3次外,建議可再請1-2位同事協助校稿。若時間允許,可以送交直屬主管,做送印前的最後確認,以彌補單一校稿人之盲點。

  會議手冊完成後,研討會通常都差不多快要開始了。然而,承辦人員還必須面臨一道重要關卡-撰擬長官的開幕致詞稿。下次,我們就來談談如何撰寫英文致詞稿吧!


(作者許瑞娟為本中心研究組專員。。。
陳超明為實踐大學應用外語系講座教授)

 

 

 

 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子版  
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