第179期(105年6月)│行政院人事行政總處公務人力發展中心發行
│發行人:張沛華

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習藝增能(01)-淺談Excel在公務上的妙用....蕭丞舜

前言

  近年來民眾對於公部門的期待與要求日漸提高,導致公部門的業務量不斷增多,且時效與品質還必須提高。然而,預算與員額在抑制成長且逐年縮減的政策大目標下,卻無法適時增加。為處理不斷膨脹的業務量,加班處理公務的情形日見普及,個人生活品質當然會受到嚴重影響。似此,如之奈何?

  從專案管理的角度而言,在投入的預算、人力與時間均不能增加的前提下,唯一的方法就是提升人力的品質,也就是提高處理業務的效能。以目前來說,資訊科技應用能力的強化,可說是成效最佳的方式。

  實務上,許多公務同仁對於自己所配備的軟硬體到底有多大功用,在公務上能做什麼樣的應用、該怎麼用,所知均甚為有限,常常把這些神兵利器當未開鋒的鈍刀來耍,自然看不到應有的效能。更甚者,當需要進一步處理與分析時,明明所配置的軟體都有相應功能可資快速應用,卻捨近求遠使用其他工具(例如計算機),實有買櫝還珠之感!故提升前述能力的最低成本方案,莫過於就現已配置的軟體,進行進階應用的訓練。

  其實絕大多數的資料再處理與分析,不需要什麼專業、大型的統計軟體,公部門普遍均配置的Microsoft Office,其中的Excel(以下簡稱MS Excel,其他軟體成員亦比照之)就能快速有效處理,包括資料排序、篩選、統計、特定資料的數據分析、圖表分析……等,除了能協助公務同仁提升業務效能之外,亦可滿足常用調查表所需,更可作為政策實施前後的評估與未來決策參考之用。如果能多加學習、應用,那麼必可減少無謂的加班,對於公務效能與個人生活品質的提升,將有莫大的助益。

  有鑑於此,特借游於藝電子報之一隅,分享個人在公務上相關應用成果,以案例形式,擇要敘述欲達成之公務目標、相關法令之限制、設計上的需求,包括使用的函數等,期待能對公務同仁有所助益,更希望能拋我之磚,引眾人之玉,得以互相學習更多、更有效能的公務處理方法。

適合使用MS Excel解決的公務

  在正式以案例介紹前,或許大家會有個疑問:總不會所有的公務都適合以MS Excel處理吧?這是想當然耳!MS Excel適合解決的公務問題,主要的方向如下:

一、與數據有關者

  MS Excel既然名為試算表軟體,以之處理與數據有關的事自然再適合不過。以人事業務來說,每月的現有員額調查表需要填報各類人員之男女數(如薦任男性、委任女性各若干人),如每月都能讓電腦自動且即時的計算,豈非省下許多麻煩?偏偏WebHR這個包含機關內有給專任人員的資料庫卻做不到!解決的方法很簡單,只要把人員的基本資料自WebHR轉出至MS Excel,運用函數COUNTIFS就能輕鬆解決,範例如下:

=COUNTIFS(Y:Y,"薦任",W:W,"男")

   日後人事資料只要完成異動,該項計算也會同時完成。(相關概念可參考拙著<Excel在員額控管上的應用>,人事月刊第365期)

  這樣的應用,也可用在參加活動或教育訓練的人數分類統計,藉以瞭解參加者主要是哪一類人,作為下次舉辦的參考。

二、資料檢覈

  不同管制名冊、資料檔間的資料比對及每月的薪資待遇檢覈等,傳統的作法是列印出報表,以目視方式逐筆比對,此法不但耗時費工且極易出錯。如果能把檢覈基準資料和對照資料均轉換至MS Excel,則以IF的巢狀結構,結合ISERROR、VLOOKUP等函數,就能自動尋找特定資料並加以比對,最後還可用特定語句顯示比對結果。如此即可在極短的時間內確定問題的範圍、數量,並可直指核心,針對真正有問題的部分加以處理,不必浪費時間在無誤的資料。以薪資檢覈來說,上述檢覈的函數範例如下:

  =IF(ISERROR(VLOOKUP($I4,Salary!$A:$F,6,0)),"薪資無此人",IF($AA4=VLOOKUP($I4,Salary!$A:$F,6,0),"正確","錯誤"))

  (相關概念可參考拙著<如何建構數位資料快速檢覈機制?—以待遇檢覈為例>,人事月刊第368期)

  除了薪資,不同管制名冊或資料間的差異、資料轉檔後是否無誤等,均可應用此法來解決。

三、簡易資料庫管理與客製化通知

  只要遵循資料庫的建檔基本規則,MS Excel可以當作簡易的資料庫來管制特定業務,例如進用身心障礙者需達公、勞保人員總數的3%。以人事業務來說,機關內的人員資料最好是建立在WebHR此類全國統一標準的作業系統內,惟適用勞工保險條例的人員,多數均無法建置於此。緣此,勞保投保薪資的核算、進用之身心障礙者於每月1日佔公勞保總人數是否達3%等的管制,如未自建資料庫進行適當的人員進用管制,往往未能適時注意到身心障礙者的進用人數是否符合身心障礙者權益保障法的規定,導致機關違法而受到處分。故可在勞保人員的加退保資料建置於MS Excel後,透過前已提及的人員統計方法,配合比例上下限的設定,即可將此二相關業務作有效的管制。(相關概念可參考拙著<Excel在勞工保險業務上的應用>,公務人員月刊第219期)

  此外,部分非全體人員適用的業務如子女教育補助費申請核發管制,為了有效掌控業務進度並符合個人資料保護法的規定,應以客製化的方式製作與寄送申請表、通知等(需搭配MS Word和MS Outlook),收回申請表時亦可在MS Excel製作的管制表上註記,以確實掌握進度與未繳交者名單。當然,未來統計不同學籍階段的補助金額也容易許多。

結語

  MS Excel在公務上的運用當然不只這些,以上僅以其特性舉其要者,其他的部分將在本專欄逐一介紹相關公務應用時再適時提出。大家別忘了:貪多嚼不爛!


(作者為臺北市立南湖高級中學人事室組員)  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子版  
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