第180期(105年7月)│行政院人事行政總處公務人力發展中心發行 │發行人:城忠志 各期電子報           訂閱/取消電子報
 
習藝增能加班少-學函數之前,先重新認識Excel(上)....蕭丞舜

儲存格、工作表和活頁簿的關係  

  MS Excel的基本應用,如在儲存格輸入資料、快速大量複製資料、填入數列、資料搬移、劃格線變成表格……等,這些基本編輯資料的方法,相信曾用過MS Excel的朋友應該都會。若是單純以之來編輯資料,會這些大概也夠了。要是想學習本專欄的核心:函數應用,光這些是遠遠不夠。為了後續學習的順暢與實際應用所需,有必要對MS Excel幾項重要概念加以認識。

  首先是MS Excel建構資料的組成結構。MS Excel的資料建構與編輯,最小的編輯單位是儲存格(cell),由眾多儲存格組合成工作表(sheet),工作表是建構資料的最基本單位,也就是開啟MS Excel後所看到的畫面。最後再由一張張的工作表組成活頁簿(workbook),之所以稱為活頁簿,是因為在MS Excel內隨時都可以加入新的工作表,與實體的活頁簿一樣。以下即以機關員額管制作業為例來說明相關概念:

一、 儲存格:輸入資料的最基本單位,例如姓名、官職等、性別等顯示單一個別特徵的資料。將具有關聯性的資料以特定的順序排列在同一欄或列,就稱為一筆一筆的資料。
   
二、 工作表:將上述同性質的多筆資料依序建構在同一工作表內,就可將資料用於管理、查閱、計算或分析。例如全機關的人員基本資料都建構在同一工作表內,就可計算各類別人員的男女數、比例等。
   
三、 活頁簿:由多個工作表組成,可將同一主題的相關內容,如員額編制數、人員基本資料、調離職資料等,分別建構在多個工作表內,就成為簡易的小型工作用資料庫,業務所需的相關資料均可建構在同一個檔案內。

  這樣的架構有何好處?當資料整合在一起時,辦理業務時就可省去查閱檔卷的時間,更可利用搜尋功能快速找到所需的資料,業務效能當然提高許多!如再配合函數的應用,將資料間的關係架構起來,相關的計算、分析工作就能由MS Excel代勞,效能更是百分百!以員額管制為例,透過函數就能利用編制員額數的工作表來檢覈基本資料內的各類別人員數目是否正確,以確保人員的進用不出錯。當然,也便於填報各類與員額有關的調查表。

表格與資料庫在架構上差異

  利用MS Excel製作表格的優點很多,除了可以設定公式和函數自動計算相關數據之外,還可以利用排序功能快速變更資料順序,對於資料整理的彈性相當大。綜上,許多人會利用MS Excel製作表格並當作資料庫使用。不過,表格的製作是以「能清楚分類與呈現資料,讓讀者容易理解」為上品,並沒有嚴格的製作規範。惟當作簡易資料庫使用時,最好要遵照資料庫的資料建構原則,否則在函數的應用上會遭遇許多無解的困難。

  首先,工作表第一列是用來建立註明資料性質的標題,例如姓名、身分證統一編號等,第二列才開始建立資料。

  其次,工作表的第一欄,通常直接依照標題所示的資料性質由上往下建構資料。第一欄如建立流水號,可表示資料間的特定順序,且易於瞭解資料筆數,要是經過特定排序後想要回復原狀,這就是重要的參考。

圖1:欄、列和資料建構方向
圖1:欄、列和資料建構方向

  資料庫就是有如此的固定架構,相關的功能應用如查詢、增刪、編輯、計算、資料匯入等,才有確切且統一的設計規則可遵循。大家可以檢視允許匯入資料的資料庫系統所提供的範本檔,就會發現全是遵照這樣的建構原則。例如WebHR的終身學習時數學員通過認證名單入檔、勞動部勞工保險局e化服務系統內的批次加退保與投保薪資調整作業、退休撫卹基金繳納作業系統的整批異動作業等均是。

  沒錯!若平常自己的資料檔就是依循資料庫格式,日後如有一新系統需要轉入這些資料,屆時只要依照該系統的範本檔案調整欄位,很快就可以完成任務。

工作表的重要應用技巧

  MS Excel當資料庫應用時,工作表的標籤名稱、順序、顏色,對於資料管理來說是相當實用的輔助工具。此外,許多具有共通性的基礎資料如職名冊、管制名冊等,透過工作表在同一或不同檔案間的複製,有助於加速不同檔案的應用、開發與製作。

  開啟一空白的MS Excel檔案,預設會出現3個工作表,標籤名稱分別是「工作表1」、「工作表2」、「工作表3」(或者是Sheet1、Sheet2、Sheet3) ,在標籤上以按二下滑鼠左鍵,就會呈現可編輯的狀態,依需要修改內容。標籤名稱建議不要超過5個中文字,否則工作表一多會因版面有限而被暫時隱藏。

  工作表一旦較多,可採用顏色管理來凸顯資料的各種屬性,如重要、常用、基礎等,以加快工作效率。做法是在想填色的工作表標籤上按滑鼠右鍵,點選快顯功能表的「索引標籤色彩」,從顏色清單內選擇想要的顏色即可。要注意的是,採用顏色管理有兩個重要原則,一是萬紅叢中一點綠原則,亦即重點若是只在凸顯重要資料,就不要使用太多顏色,太多反而看不出重點何在。二是顏色和諧原則,欲採多色管理,使用的顏色要注意彼此間的色差、辨識度不要過於誇張,否則容易眼花繚亂,達不到管理的效果。

圖2:標籤填色選單
圖2:標籤填色選單

圖3:上色後的結果
圖3:上色後的結果

  最後,若想將整個工作表複製到另一個MS Excel檔案,先將來源和目標檔案開啟,在來源檔案的工作表標籤上按滑鼠右鍵,點選快顯功能表的「移動或複製」,於視窗上方的「活頁簿」欄位,可選擇目標檔案(選擇「新活頁簿」就是移動或複製到新的空白檔案),在「選取工作表之前」是決定這個工作表要移動或複製到目標檔案的哪一個工作表前面。下方如果勾選「建立複本」,按確定後就會把工作表複製到目標檔案,否則就是將該工作表移過去。如此就能在其他的檔案內,應用過去辛苦建立的資料囉!

圖4:移動或複製的設定視窗
圖4:移動或複製的設定視窗

 

(作者為臺北市立南湖高級中學人事室組員)
 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子報  
10660臺北市大安區新生南路3段30號 電話:(02) 8369-1399 轉 8308 研究組