第182期(105年9月)│行政院人事行政總處公務人力發展中心發行 │發行人:城忠志 各期電子報           訂閱/取消電子報
 
習藝增能加班少04-整理與編輯資料的幾個技巧....蕭丞舜

儲存格/列/欄的插入與移動

  資料的整理與編輯,所涉者不全是視覺上的美觀,重點在於,一便於檢閱,可在最短時間的找到所需;二是符合一定的架構,利於運用函數或提取資料功能之應用;三是整合與善用各種來源的的現有資料,並使之符合使用目的。緣此,在正式學習函數之前,有必要認識MS Excel幾個重要的資料編輯技巧。

  前已提及,儲存格是MS Excel最基本的資料單位,可以視之為裝了1份資料的資料夾,要改變資料間的順序,最簡單的方法當然就是直接搬移資料夾重新排列。實務上,搬移、增刪儲存格甚至列、欄,都是常有的事。

  搬移儲存格的方法很簡單,選取儲存格後,按一下滑鼠右鍵,從快顯功能表內點選「剪下」(亦可用Ctrl+X),然後將滑鼠移到目標儲存格上按一下滑鼠右鍵,點選快顯功能表的「插入剪下的儲存格」,該儲存格就會被移動到目標儲存格,其餘的資料則依序被挪開。

要注意的是,資料的挪開有二種情形:

一、 目標和來源儲存格在同一欄/列
此時資料會往下/右方向挪移。
二、 目標和來源儲存格不在同一欄/列
此刻會出現對話視窗,詢問要將現有儲存格往下或往右挪移,依需要選擇即可。

  如果是複製儲存格並將之增加到其他欄、列之內,作法上除了將「剪下」的動作改為「複製」外,其餘均同。

  至於欄、列的作法,則是在想移動或複製的欄名(或列名)按一下滑鼠右鍵,將同時選取整欄/列並開啟快選功能表,點選「剪下」或「複製」,再將滑鼠移到目標欄名/列名上按右鍵,點選快顯功能表的「插入剪下(複製)儲存格」就完成了。

  這樣的調整方式,較諸MS Word實在是有效率多了!(如能搭配以後將提到的排序會更佳)此即是表格最好改用MS Excel建立與編輯的主因。

選擇性貼上:貼上資料特定內容的方法

  資料的剪下、複製與貼上,是一組相當常用的功能,可說會用資訊產品就必定會用的功能。不過就是單純地將資料從目標貼到目的地,還能有什麼樣的其他變化?請大家先回想,是否曾有以下的念頭:

一、 只想貼上純粹的文字或數值,不要原始資料的各種複雜格式設定、公式和函數。
二、 公式、函數重寫實在太麻煩,想直接套用現成的,但不要來源資料的文字、數值或格式設定。
三、 只需要來源資料的值和數字格式就好,其他的不要。
四、 套用來源資料的特定格式就好。
五、 橫列/直欄的資料轉成直欄/橫列的資料(橫轉直,直轉橫)。
六、 貼上超連結而非網址資料。

  如果曾有上述的想法,那「選擇性貼上」就是久旱後的及時雨。況且MS Excel的「選擇性貼上」所提供者遠不止上述6項,總共有20種不同的方式,足敷應付各式各樣的資料編輯與再應用!

  以作者本身的實務經驗而言,上述6項是最常應用的,第一種更是司空見慣。設想這樣的情形:當從網路作業系統上的查詢結果將資料複製下來(有些網路作業系統不提供資料匯出的功能,只能在線上查詢,如衛生福利部中央健康保險署的多憑證網路承保作業),在MS Excel的工作表貼上資料時,所需者僅單純的文字或數值內容,不要網頁的各種複雜格式設定。因為這些格式設定,非只會破壞資料在外觀上的一致性,有些還會影響資料的編輯和函數的應用。同理,當使用不同來源的資料時,即令同為MS Excel檔案,常常也不需要來源資料的公式、函數或格式設定,此時最簡便的方法就是利用「選擇性貼上」的「值」,亦即貼上純文字或數值。

  方法很簡單,複製來源資料後,在目標儲存格上按滑鼠右鍵,點選快選功能表的「選擇性貼上」,從對話視窗中選擇「值」後按確定。

圖1:選擇性貼上,此處以純數值或純文字的「值」為例。

圖1:選擇性貼上,此處以純數值或純文字的「值」為例。

  然而有時會發現,選擇性貼上的可選擇項目並不多,這是因為來源資料本身沒有其他的格式或屬性在內,故無相關內容可資應用。所顯示的視窗可能如下:

圖2:選擇性貼上可選擇項目的多寡,視來源資料而異。

圖2:選擇性貼上可選擇項目的多寡,視來源資料而異。

資料剖析

  如果在開會通知單的MS Word檔上看到一串以頓號分開的名字,想要把這些名字分別貼到各別的儲存格內,該怎麼作呢?最常見的作法就是將名字逐一複製,緊接著貼到MS Excel的各儲存格。要是名字以數十計,光重複這樣的動作就不知道要浪費多少寶貴的時間!

  資料剖析就是針對此類狀況的設計。只要資料具有一定的邏輯性就可使用此功能。例如資料是以標點符號、空白或特定符號為區隔的依據,甚至還可用一定長度來強制斷開資料並逐一分配到相鄰的儲存格。

  假設要貼上天干地支,先從教育部重編國語辭典修訂本的網站內找到內容:(http://dict.revised.moe.edu.tw/cgi-bin/cbdic/gsweb.cgi

圖3:天干地支的內容。

圖3:天干地支的內容。

  將天干的內容選取後複製(可用Ctrl+C)起來,以「選擇性貼上」>「Unicode文字」(意思是貼上萬國字碼的純文字,參見圖2)的方式,把資料貼到儲存格A1。在儲存格被選取的狀態下,按一下「資料」面板的「資料剖析」按鈕,開啟資料剖析精靈,第一步驟是選擇斷開資料的標準,在此自然是選擇分隔符號,然後按下一步。

圖4:資料剖析,第一步驟是設定資料斷開的準據。圖內的A1儲存格的全部內容亦可從資料編輯列中檢視。

圖4:資料剖析,第一步驟是設定資料斷開的準據。圖內的A1儲存格的全部內容亦可從資料編輯列中檢視。

  接下來是選擇分隔符號,由於預設的分隔符號並沒有頓號,故勾選「其他」並在其右的空格輸入頓號「、」後按下一步。

圖5:自行輸入頓號。(如為其他符號就輸入或貼上該符號)

圖5:自行輸入頓號。(如為其他符號就輸入或貼上該符號)

  第三步驟是設定資料格式,如無特定需求,採用預設的「一般」即可。末了,按一下完成。

圖6:設定欄位的資料格式。

圖6:設定欄位的資料格式。

  此時會看到從A1、B1直到J1,會分別填入甲、乙、丙……至癸。

圖7:資料剖析完成,資料已依序分別填到各儲存格。

圖7:資料剖析完成,資料已依序分別填到各儲存格。

  此時若是想將此欄改排成列,該怎麼辦?選取A1到J1並複製,在A3上按一下滑鼠右鍵>選擇性貼上>轉置>確定(參考圖1,「轉置」就在「確定」的上方),資料就會被複製到A3至A12。至於地支,大家不妨自行練習看看。

 

 

(作者為臺北市立南湖高級中學人事室組員)

 

 
民國86年1月創刊,95年2月改版為電子報  
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