第20期(89年3月)│公務人力發展中心發行 │發行人:王漢源 各期電子報           訂閱/取消電子報
團隊建立的途徑與步驟---孫本初


  關於團隊建立有許多不同的途徑、方式﹐亦可說是建立團隊所採取的策略。以下所敘述的五種途徑只是為了研究之方便及提供實務參考之用﹐在運用上﹐屬於何種途徑並不易劃分﹐且往往可以混合運用。這五種分別是﹕人際途徑、角色界定途徑、價值途徑、工作導向途徑及社會認同途徑﹐茲將其分別敘述如下﹕

(一)人際途徑﹕強調團隊成員與成員間的互動﹐目的在追求團隊成員對社會及他人的瞭解﹐使團隊成員更能瞭解他人並具備與他人溝通的更佳能力﹐並使成員易於一共起共事﹐將團隊成員視為一體﹐而不是僅止於工作關係上的結合而已。

(二)角色界定途徑﹕此途徑乃是將焦點著重在團隊的角色與規範。確定對每個角色的期待、團隊的規範及不同成員所應分擔的責任﹐使得每個人明瞭其所處位置、角色、責任﹐進而使團隊運作地更有效率。

(三)價值途徑﹕發展團隊成員共享的價值觀﹐此價值觀為成員所共享﹐並藉以引導成員以一致、協調的方式式來行動。每個人均享有共同的價值﹐而其行動也反映出此價值﹐有助於彼此的溝通及有效地工作。

(四)工作導向途徑﹕強調成員以其特有的技能來奉獻給組織﹐即強調成員之間工作才能上的互補﹐重視不同成員間資訊的交流﹐完成工作所必須的資源、技術與步驟﹐是以工作之完成為其重心的。

(五)社會認同途徑﹕揉合現存的其他途徑﹐重視社會認同的心理緊密連結﹐建立明確的團隊界限及堅實的認同感﹐藉著有效的溝通來提升凝聚力,並透過成就與專業來鼓勵成員以團隊為榮。

  上述五種途徑可以單獨使用亦可同時並用﹐而欲使團體發展為高績效的團隊﹐則須具備『P﹐E﹐R﹐F﹐O﹐R﹐M﹐』等七項特質。

(一)具有共同目的與價值(Purposes and Value)(P)﹕塑造共同願景﹐使成員對團隊工作及其重要性有深切體認。

(二)授能(Empowerment)(E)﹕團隊成員必須有能力去克服阻礙﹐他們必須有獲得資訊的管道、有學習及成長的機會、共享領導權﹐各個成員發言機會相等並互相尊重。

(三)良好的工作關係與溝通(Relations ships and Communication)(R)﹕所有的資訊開放給成員以利有效的決策﹐不同的意見與觀點受到肯定﹐具備信任與接受的氣氛﹐因而使得凝聚力自然提高。

(四)彈性(Flexibility)(F)﹕團隊是屬於流動的狀態﹐對所有意見、感覺、困難的工作或有趣的事物均持開放的態度﹐隨時對於變遷加以積極回應。

(五)最佳的生產力(Optimal Productivity)(O)﹕鼓勵參與及創造﹐培養穩健的技能﹐創造高標準與高品質的產品﹐有效決策並解決問題。

(六)肯定與獎賞(Recognition and Appreciation)(R)﹕同時考慮個人與團隊的成就﹐成員在團隊中是被高度關注的﹐且可體認其努力與績效間有明顯關係。

(七)高度的士氣(Morale)(M)﹕成員熱衷於團隊工作﹐以成為團隊的一份子為榮﹐培養出高度的團隊合作精神。

  至於團隊建立的步驟則須配合機關的組織文化、環境而作權變的使用。

  在團隊的智慧一書中﹐作者雖指出具有良好的企業文化是團隊建立的基本條件﹐而欲建立團隊仍須熟悉其確實的步驟﹐如此成功才是可以預期的﹐建立團隊的基本動作主要有六﹕

(一)團隊人數維持在二人至二十五人之間﹐理想人數最好少於十人﹐因為大團體在溝通協調方面都有重重的困難存在﹐容易阻礙意見的交流﹐成員間不易全面互動﹐凝聚力較低﹐影響真正團隊的形成。

(二)成員間的工作技巧須能截長補短﹐不要只考慮到成員的個性契合。有互補的才能﹐工作所需的資訊、資源都能順利取得﹐在完成工作時才能得心應手。

(三)建立成員都熟知的方向感和目標﹐一個優秀的團隊須花費很多時間精力來形成共同的宗旨﹐對於團隊的目標具有共識﹐並且能定期的重新檢討。此外﹐團體成員還必須有能力將方向化成具體的目標。

(四)形成大家都同意的共同的工作方式﹐每個成員必須完成等量的工作﹐大家必須同意各人的工作內容、時間進度、所需技巧及共同做決定的方式。

(五)互相支援﹐共同負責﹐欲使團隊成員產生此種互信並不容易﹐但可藉此種方式來檢驗團隊的運作狀況﹐若成員缺乏此種同舟共濟的情感﹐則表示共同的目標及工作方式尚未形成。

(六)團隊有時也會遭遇到障礙﹐例如迷失方向、失去信任感﹐此時必須撤換召集人解散團隊而重新建立。但若不能成功建立團隊﹐亦可退而求其次﹐改走分工明確的工作小組路線﹐因為工作小組只要每個人把份內的工作做好﹐就能達到組織目標﹐比成立團隊的風險低而且破壞力小。

  同時﹐團隊成員的選擇應以工作專長和潛能為重。而在團隊的領導人或召集人方面﹐重點則在其態度﹐他必須追求一平衡點﹐一方面要指導團隊﹐做困難的決定﹐另一方面必須學會放手﹐讓其他成員自己去做決定並負起責任﹐必須改掉在層級組織中上命下行﹐權威命令的領導習慣。

  另外﹐楊俊雄先生認為二十一世紀人力資源發展的趨勢是1.自我主張日益強烈﹔2.企業人力資源的組成日益異質化、多元化﹔3.工作價值觀改變﹔4.創業觀念興起﹔5.女性主管崛起。組織在此情況下如欲成功則必須時時強調團隊的觀念。其並提出團隊建立之步驟﹐即組織變革的三步曲﹕解凍、改變、再結凍﹐依此則有事前準備階段、蒐集資料階段、診斷問題階段、技術介入階段及評估維持階段。凡此均可對團隊建立提供明確的指引﹐減少在運用新的技術方法時﹐在摸索和適應時所花費的時間﹐而提早得到良好的功效。

(作者為政治大學公共行政研究所教授)

民國86年1月創刊,95年2月起改版為電子報  
10660台北市大安區新生南路3段30號 電話:(02) 8369-1399 轉 8311 研究組