公務人力發展中心每月出版│發行人:游玉梅 │95-9-20  第63期

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新時代的時間管理-趕得話就慢慢來....陳怡君

  「如果銀行每天早上撥款8.64萬元到你的帳戶,你在這一天可以隨心所欲的運用,只有一個條件:用剩的錢不可以留到第2天,也不能將餘額存下來。前一天的錢不論你有沒有花完,第2天銀行又會撥給你8.64萬元。」

  請問,你會怎麼運用這筆錢呢?想必大家會努力的花掉每一塊錢,一點都不浪費!只是,如果把這8.64萬元換成每天每個人可以運用的時間-86400秒,人們還會這麼錙銖必較嗎?答案應該是否定的。為什麼呢?因為時間對大家來說,似乎是與生俱來就會持續存在,不需要花費額外的力氣就可以取得,也就因為沒有得來不易的感覺,多數人對於時間的流逝所抱持的態度也因而趨於消極,就如同法國拿破崙所說的:「世界上只有一種小偷不會受到懲罰,那就是偷時間的人!」。
  只是,隨著大多數的上班族每天被忙碌的工作壓得快喘不過氣來,如何能多掙得一些時間給自己?如何做好「時間管理」?成為大家最關心的課題。然而,
  「時間管理」這個概念,字面上其實就存在著一種矛盾,因為時間具有不可儲存、供給固定、不能失而復得等特性,我們根本沒有辦法管理時間,我們所能做的,其實是管理好我們和時間之間的關係,亦即透過自我管理來達成有效運用時間的目標。
  而如何更有效率的運用時間呢?首先就是要找出浪費時間的主要因素。根據國內外多年的研究,可歸納出「浪費時間的十大陷阱」如下:
◎ 缺乏目標與計畫
◎ 分不清任務的優先順序
◎ 一次想要完成太多事情
◎ 干擾—電話和突然來的訪客
◎ 缺乏自律與貫徹力
◎ 不懂得說“NO”
◎ 凡事拖延
◎ 不懂授權事必躬親
◎ 冗長不必要的會議
◎ 沉溺於無意義的活動
  仔細檢視以上的浪費時間陷阱中,又以「分不清楚事情的優先順序」為人們在時間管理上急需處理的課題,因為只要能排列出事情的處理順序,自然就有時間去擬定計畫、目標,拖延及沉溺於無意義活動的情形也可大幅改善。
  在探討如何排定事情的優先順序理論中,又以美國艾森豪將軍所提出的時間管理四象限最廣泛被推薦使用。艾森豪將軍運用「重要性」與「急迫性」兩個指標,將處理事情的優先次序區隔為4個象限:
第一象限:緊急且急迫的事情,通常是一個危機事件。
第二象限:重要但沒有急迫性的事情,例如年度計畫,常常被閒置於一旁,直到變得急迫後才著手進行。
第三象限:急迫卻不重要的事情,這個象限通常佔用了我們大多數的時間,例如非預期的訪客、臨時交辦事項等。
第四象限:既不重要也不急迫的事情,例如聊天、看報紙等,應該把這部分的資源有效的分配給其他的象限。
  從上述四個時間分配象限而論,一般人在時間管理上會出現問題,大多數是經常讓「急迫性」取代了「重要性」,因為急迫性的事情經常和他人或是期限有關,因為別人的催促,讓事情變得很緊急,於是,在這種「馬上辦」的指標引導下,人們就會先做比較緊急的事情(第一、三象限),而對於策略規劃的重要性任務反而被擠壓到沒有時間(第二象限),直到迫在眉睫後,才會著手進行,讓自己再度處於壓力之中,週而復始,陷入「時間不夠用」的泥沼。
  以消防員的工作為例,「救火」是屬於他們第一象限的業務,而消防演練及場所消防安全檢查則是屬於第二象限的業務,如果他們平時能夠做好第二象限的業務,其實就可以讓火災發生的機率降低,進而減少第一象限事件的發生,讓自己的工作壓力得以減輕。只是,對許多人來說,沒有立即壓力的事情,往往都會讓人性拖延的習性所耽誤,而形成時間管理上需要解決的難題。


  除了事情優先順序的安排之外,新科技的發展也對於我們人類的生活型態造成明顯的改變,照理說,新科技應該讓我們生活得更好,但是發展迄今,隨著資訊科技的發達,速度逐漸成為組織競爭要素之一,每個人都希望「立刻」完成某件事,很多人都覺得自己跟著「不斷追趕」的足跡而 活,速度管理意味著員工必須在更短的時間內獲得相同的工作績效,換句話說,速度管理底下,導致人們必須承受更重的責任與更高的期待,無形中讓精神的壓力負擔更為沉重,結果反而讓我們在追逐科技的路上焦慮不已,而出現了所謂的「匆忙病」,罹患這種病狀的人認為:「只要把一切事情加快速度,最後就能達成所有的目標。」,而這樣的態度將會引發許多的疾病,例如失眠、心臟病、胃病等等。匆忙病讓人們每天急急忙忙,但卻忘記了事情的核心意義,迷失了人生羅盤上應該走的方向。
  為了釐清時間管理的真諦,讓大家避免落入無頭蒼蠅的困境,德國時間管理大師羅塞特提出了時間管理的新典範-生命管理,他認為在這個加速的世界中,時間管理正意味著以「和諧的節奏」取代速度:在職業和私人生活中取得適當的平衡。雖然以往我們運用許多時間管理工具如行事曆、專案計畫表、PDA等等可以協助提升工作效率,但是如果我們把「焦點」放在錯誤的地方,那再有效率的運用時間,也不會讓我們的壓力減少、心情變得輕鬆。為什麼這樣說呢?因為所謂的全方位時間和生命管理,應該包涵生命中所有重要的領域:工作、家庭、健康生命的意義等,不只是創造出更多時間,而是要在這四個領域中取得長期的平衡。以現代人都關注的「健康」為例,每個人都覺得健康很重要,但是忙碌的工作生活佔據了我們大部分的時間,有多少人能真正把注重健康的概念落實在生活中呢?如果無法把想法付諸於行動,那生命管理中的一環就會出現失衡的狀況,甚而留下許多的遺憾。
  以2006年出版的「追逐日光」一書作者-尤金.歐凱利為例,他是全美最大的會計師事務所之一(安侯建業會計師事務所)的總裁暨董事長,在正值意氣風發的壯年時期,赫然在2005年(53歲)5月發現自己得了腦瘤,只剩下不到半年的時間可以存活,他原本規劃在60歲退休之後,可以好好陪伴妻子、女兒,以及好好享受在黃昏時刻打高爾夫球的心願,頓時成為遙不可及的夢想。面對這樣的衝擊,迫使他必須馬上調整自己的生活步調,也經由檢視過去的歷程,發覺自己過去對於除了工作以外領域的嚴重忽略,因此他在自己人生最後的階段,把以前失衡的家庭與朋友的面向放到最重要的層次,以減少自己人生的遺憾。
  從尤金.歐凱利總裁的例子對照羅塞特大師所提出的生命管理見解,我們可以映證:大家總以為未來還有許多的時間,而忽略了對活在當下的重視與珍惜,也總想著自己的人生目標可以從退休以後在慢慢開展,而沒有在此時此刻將生命管理中四個面向所需要的時間進行適當配置,唯有在面對「如果明天就是世界末日」、「如果只剩下三個月的生命」等這種生命將盡的時刻,才會發覺流逝的時間對自己生命的重要。
因此,為了實踐時間管理的真正意涵-生命管理,兼顧人生當中每個面向的發展,讓自己擁有均衡的人生,時間管理大師羅塞特先生也鼓勵大家,嘗試找出自己的人生目標,分階段規劃,讓自己每天的行事活動或多或少都和自己的生命目標有關,讓生命的羅盤帶你一步步的接近生命目標的終點!
你也許會滯留原地,但時間絕對不會。
你熱愛生命嗎? 如果是的話,請不要再浪費時間,因為生命就是由時間所組成的!(富蘭克林)


(作者為本中心研究組專員)


 


 
民國86年1月創刊,95年2月起改版為電子版   
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