公務人力發展中心每月出版│發行人:游玉梅 │95-12-01   第65期

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「開放空間會議技術」的溝通魅力...張菁砡

【前言及緣起】

  開放空間會議技術(Open Space Technology, OST)的創辦人Harrison Owen,應開放智慧引導科技股份有限公司及本中心等單位的邀請,特於今年十月份來臺,以「開放空間-激發高績效及創新」為主題,導引國、內外參加研習人員體驗互動學習及智慧探索的另類集會溝通模式。

  「開放空間會議技術」是Harrison Owen在17年前時,有感於許多大型集會,常因繁瑣的行政作業或議程不清等因素導致會議成效低落,所以他取法西非土著部落的圓型群聚方式,創造一種讓所有與會人員皆自願高度參與,並自發性、有組織地完成各項工作目標的開會新模式。而目前世界各地,已有許多公、私部門及社會團體,成功地採用OST發揮集體會議的綜效。Harrison Owen特別提到OST曾為一群長期緊張對立的巴勒斯坦人及以色列人展開和平對談,以及成功導引AT&T (American Telephone and Telegraph)公司在短短二天內集思廣益並創新團隊高績效。

【OST的基本架構及運作原理】

  OST與常見的開會方式有何不同呢?有人說OST是一種社會儀式,甚或玄學,事實上,它的四個基本運作元素是架構在簡單的概念上,而操作時,就如同Harrison Owen所說,應把握「KISS」(Keep it Simple and Stupid)原則。
(一)圓型溝通
  與會者採圓型入座,人在排列成圓型的座位圖像裡,既沒有特定的角落和邊際,也沒有高低和頭尾,離開權威的上下層級,可以自然呼吸表達真我。

(二)設置議題公布欄
  會議時間內,任何想被討論的真正課題,都歡迎寫下並貼到公布欄,讓與會者自行依興趣或專業選擇議題共同討論。

(三)打開討論市集
  帶著熱情和關心的與會者來到擇定的議題區,開始深層討論自由發言,喚醒組織團隊精神,共同創造無限可能。

(四)紀錄並決定行動方案
  討論的對話將被翔實紀錄,使後來者隨時可以進入議程,並決定是否承擔責任展開後續行動,以完成議題任務。

【開放空間的四大原則與一項法則】
  OST將議題的設定及內容的討論完全授權給所有參與者,並讓參與者自行決定投入與否,發揮高度互動學習及動態溝通。這是一種釋放和匯聚能量的會議方式,它的四項運作精神原則及一項重要法則為:
(一)來的人就是對的人(Whoever comes is the right people.)
  沒有既定的議程下,與會者全憑對主題的熱情及責任,來決定貢獻與學習,並決定願意在會中或會後負擔多少責任。所以來的人就是對的人,只要有心,就能投入。
(二)任何發生的事就是當下該發生的(Whatever happens is the only thing that could happen.)
  有用的知識和創意往往是議程排定之外的,所以迎接當下發生的事,用驚喜的心情去迎接新思考,進步才會發生。

(三)無論何時開始就是對的時間(Whenever it starts is the right time.)
  創造力不會預告你它什麼時候來,有時候正式會議中討論不出的結果,卻在你離開時,靈感湧現,那就是對的時間。
(四)當會議結束時,就結束吧(When it’s over, it’s over.)
  當討論告一段落就該依會議時間結束,熱情與責任會決定是否再投入,如果只是修修改改,拖延時間又回復到原來狀態,不如就結束吧!動身到別處或繼續投入下個任務,也許能有更多的收獲。


雙腳法則(Law of Two Feet)
(Neither learning nor contributing, Move with your two feet.)

  參與會議的人,應該時時檢視自己存在於團體時,是否有學習或貢獻,如果二者皆無時,就提起雙腳到別處去吧!
  據Harrison Owen的「雙腳法則」,在這樣的自由意識和專注投入下,開放空間裡將有二種角色,一個是「蜜蜂」,牠樂意參與各種有興趣的話題討論,於是到處忙碌地加入不同社群與議題,就像蜜蜂嗡嗡嗡地四處傳遞花粉,讓各群組聽到各種不同的聲音,為環境展現出多元及豐富化的精神。另一角色「蝴蝶」,則恰恰相反,牠不專注在某一議題上,甚至完全沒有加入,往往只是在會場上吃喝、閒聊或休息,牠們雖然看來只照顧到自己的需求,但也不是全然沒有貢獻。Harrison Owen認為,「他們創造了『無為』的中心,而或許意義會浮現出來正因為無人刻意追尋。」換句話說,這正突顯出真正在乎的人所作出來的是才是真正有價值的,只是虛偽假意的參與所製造出來的意見,反而成為過程的阻礙。

【討論議題與過程】
  這次在本中心舉辦的開放空間會議中,討論的議題十分多元,一群來自不同領域的人力資源專家、工程師、媒體業者、公務菁英、非營利組織成員及原住民同胞等,提出了他們想和大家討論的議題,包括:【高績效身心合一】、【為何要高績效】、【高績效之後如何讓組織持續成長】、【如何讓領導管理階層接受開放空間】、【二岸問題】、【我有熱情嗎】等。
  Harrison Owen採「少說少做」的引導原則,將整個討論的過程,開放並完全賦予參加者學習的權力。如上述運作架構所說,來參加的人才是主角,提出議程者自己領導自己的討論區,其他人則依興趣及熱情來選擇是否參與討論,並擇定一位參與者協助紀錄,忠實呈現討論對話與過程,讓後來者隨時參考對話並跟上議程,熱熱烈烈地齊心尋求共同目標。
  而不管你是「蜜蜂」或者是「蝴蝶」,運用「雙腳法則」的結果,讓你自由地穿梭會場,不管是休息、喝咖啡、專心聆聽或是熱烈發言,聽從自我意願,保持能量投入關注事物,相互尊重溝通並交流分享個人經驗和知能。這正是Harrison Owen所形容的OST,「一個激發創造力與熱情的途徑,它讓人們視討論如在咖啡休息時間般地全心參與;它讓人們有如參加一場充電營後般精力充沛;它是一場專注的會議,能夠產生具體可行的行動方案。」

【開放空間的啟示】
一、 開放空間以激發創意
  在一個自由空間裡,因為在乎議題、興趣使然且願意付出,與會者撞擊出點子火花無限,創意就是在空間被打開時完整呈現。開發創意精神就是指跳出原有框架,接受隨時的可能,專注你所在乎的事,那麼,創新就會出現。
二、 創新本身也可以是充滿樂趣
  創新是必須付出代價的,個人面對環境的改變難免會有不適應或失落感,系統的移轉也造成組織的混亂及不安。但一群有志一同的人們致力創新時,可以是刺激也充滿樂趣。或許有人因改變而離開,但留下來創新的人,仍會繼續享受創新所帶來的未來期待和觸動組織改變的滿足感。
三、 不按牌理出牌也可能奏奇功
  符合常理,並一定是對的。如果事情的進展沒有新的改變,何不打亂它,重新再來集合一次,讓事物混亂困惑發揮它變化的作用,再打開一些空間,讓新元素加進來,看看是否有不同的效應。如果只是放棄或結束,點子可能就不再有機會發展了。所以,給一點空間,給一絲希望。
四、 錯綜複雜、多元衝突是可以有效化解的
  開放空間,能讓真正關心的整體參與傾聽與溝通,共同面對問題與深度思索,學習如何在創新的環境裡,有效地一起工作,讓所有問題與方法呈現,透過規劃方向、資訊蒐集與意見分享,納入系統性思考,解決錯綜複雜、多元衝突或緊急迫切的情勢。
五、 圓型溝通掌握全方位思維
  系統性思考並不一定能重覆使用去解決問題,因為世界的快速轉變將使剛建立的系統在下一秒又失靈。團隊的每個人都站在不同的某一角落裡,看到你現下所看不到的角度,只有發揮綜觀,從不同面向匯入思考的資料庫,才能回應這個瞬息萬變的新世界。在開放的圓型空間裡,沒有階級的區隔,少了不同層次所隱藏的偏私而帶來的盲點危機,意見充分而飽滿。
六、 高績效就是個人領導和團體合作的結合體
  開放空間,是讓每個人都有機會設立自己關心的議題,並讓所有對議題有興趣的個人一起加入團隊,透過議題的討論過程付出行動的承諾以及責任感。這樣的團隊組合運作是需要包容和轉化的,開放的空間讓複雜的動態力量相互激盪完成任務,這就是高績效的呈現。
   
【結論】
  這次在本中心舉辦的「開放空間技術」會議,為期雖然只有二天,但是來自不同背景的與會者,已建立了一份特殊的情誼,並透過各議題不斷湧現的討論發言,真實感受到集會溝通所發揮的綜效。
  Harrison Owen鼓勵大家,開放空間應從開放自我心胸開始,以匯聚個人知識及生活經驗的團隊思考,提供不同的思考角度及無限創新的可能;更重要的是,開放空間告訴我們,凡是在乎的事,致力追求與努力的高績效團隊使命是可以達成的。AT&T公司的成功案例就是表現出Harrison Owen所指OST的四大重大特質:「高度學習」、「高度參與」、「真誠社群」再加上「適當的控制與架構」,而組織面對外在或自發性變革與衝突時,是否能轉化成進步的關鍵能量也就蘊涵在此。

(作者為本中心研究組輔導員)

 
民國86年1月創刊,95年2月起改版為電子版  
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